Wdrożenie CRM w firmie rekrutacyjnej

Informacje o projekcie

Kategoria

Wdrożenie CRM

Klient

Agencja rekrutacyjna

Firma pomaga w zatrudnieniu i dokumentacji dla osób przyjeżdżających do pracy w kraju z zagranicy.

Co było nie tak:

Każda sprawa wymaga osobnego kompletu dokumentów i to dość obszernych (zdjęcia, zaświadczenia, oświadczenia, umowy itp.). Wszystkie one były przechowywane w domenie publicznej na platformie chmurowej bez większej nawigacji. Trudno jest wyszukać wszystkie dokumenty dla konkretnej osoby, a bezpieczeństwo dostępu jest problemem.
Sam proces gromadzenia dokumentów jest długi, angażuje kilka odpowiedzialnych osób, ale jest raczej jednowymiarowy. Bez automatyzacji niektóre ważne kroki i działania są “zapominane”, co jest odkrywane później i wymaga dodatkowego wysiłku, aby poprawić błędy.

Cele:

Połączenie źródeł leadów (formularze CRM, widget strony internetowej, facebook, instagram).
Zorganizowanie wspólnej bazy wiedzy.
Kalendarze firmowe i kalendarze wydarzeń, synchronizacja z własnymi kalendarzami pracowników.
Importowanie bazy klientów.
Zautomatyzowanie i uproszczenie procesu gromadzenia i przetwarzania dokumentów w celu legalnego zatrudnienia pracownika zagranicznego.
Stworzenie bazy danych osób zatrudnionych za pośrednictwem agencji w celu szybkiego doboru pracowników z uwzględnieniem sezonowości, pracy projektowej czy nawet całych zespołów zawodowych.

Po przeprowadzeniu analizy biznesowej zidentyfikowaliśmy 3 główne procesy w firmie klienta, są to:

Informacje o projekcie

Kategoria

Wdrożenie CRM

Klient

Agencja rekrutacyjna

Firma pomaga w zatrudnieniu i dokumentacji dla osób przyjeżdżających do pracy w kraju z zagranicy.

Automatyzacją zadań dla menedżerów projektów

Na podstawie tych danych utworzyliśmy w CRM trzy lejki o tej samej nazwie. W przypadku, gdy na różnych etapach następuje zmiana odpowiedzialnego menedżera, wyznaczane są zadania lub deali automatycznie przechodzą przez lejek zgodnie z warunkami zapisanymi w systemie.

Np. otrzymane maile lub wynik rozmowy zaznaczony przez menedżera w karcie transakcji.

Dla wygody kadry stworzono osobny lejek, w którym oficjalny proces zatrudnienia podzielony jest na etapy.

Aby pomóc odpowiedzialnemu menedżerowi, zadania są automatycznie ustawiane na każdym etapie.

Dzięki temu menedżer nie może zignorować postawionych zadań i nie zapomni o obowiązkowych działaniach na każdym etapie.

Dokumenty związane z pracownikami

Stworzyliśmy system do prowadzenia dokumentacji pracowniczej w narzędziu o nazwie listy.

Wszystkie dokumenty są przechowujemy w Listach:

Zdjęcia osoby poszukującej pracy, skany dowodów osobistych, paszportów, umów i tak dalej.

Menadżeru wygodnie jest szukać potrzebnych mu plików, nigdzie się nie zgubią. Dostęp jest ograniczony. Same dokumenty mogą być edytowane bezpośrednio w Bitrix24.

System z wyprzedzeniem powiadamia odpowiedzialnego pracownika o zbliżającym się terminie ważności dokumentu i konieczności jego aktualizacji. W ten sposób firma aktualizuje całą dokumentację pracowniczą.

Dla koordynatorów

Dla koordynatorów, którzy nadzorują pracowników, spotykają, rozliczają i instruują ich w procesie współpracy z agencją, stworzyliśmy w CRM lejek dla koordynatorów do monitorowania procesu zatrudnienia.

Na każdym etapie system wymaga zaznaczenia ważnych wydarzeń, kontroli przyjazdu i zakwaterowania, dostępności w miejscu pracy i innych niezbędnych informacji.

Mając przynajmniej jedną z tych kart i lejek, można już dość skutecznie kontrolować proces rekrutacji. Ale trzeba przyznać, że wyjście kandydata to nie koniec procesu, bo adaptacja pracownika w firmie następuje po jego rejestracji.

Tu z pomocą przyszły “tunele sprzedażowe”, w których transakcje są ze sobą powiązane. W wyniku stałego działania klient nie czuje się opuszczony przez menedżera.

Wyniki realizacji

Procesy zarządzania są obecnie jasno ustrukturyzowane

Zbędne czynności zostały wyeliminowane, a przydzielanie zadań i monitorowanie zostało zautomatyzowane. To znacznie ułatwia dzień pracy menedżera.

Pełna transparentność procesów

Szefowie działów i właściciel widzą, na jakim etapie są transakcje i kto jest za nie odpowiedzialny i mogą szybko wpłynąć na sytuację.

Scentralizowany System Dokumentacji

Wszystkie dokumenty są zebrane w jednym miejscu i ustawione są filtry ułatwiające ich wyszukiwanie.

Wszyscy pracownicy przeszli dwudniowe szkolenie z obsługi nieszablonowych narzędzi Bitrix24 oraz otrzymali odpowiedzi na wszystkie swoje pytania dotyczące możliwości przeniesienia swoich codziennych operacji i obowiązków na istniejącą funkcjonalność portalu.

Obie sesje szkoleniowe zostały nagrane na wideo z zapisem ekranu i przekazane klientowi na wypadek konieczności przeszkolenia nowych pracowników.

3 miesięcy

wystarczyło na zwrot inwestycji we wdrożenie Bitrix24.

Konwersja wzrosła, ponieważ nie zapomina się już o klientach, a każdy nowy klient otrzymuje szybkie odpowiedzi na wszystkie swoje pytania dzięki połączeniu otwartych kanałów Bitrix24.

To zbyt wiele kosztuje, nie stać mnie

Pomyśl, czy stać Cię na:

siedzenie w papierach i wbijanie danych do Excela?
manualną analizę, która może być zautomatyzowana?
opłacenie czasu swoich pracowników, które kosztem robienia rzeczy rutynowych tracą nowych klientów?

A czy pamiętasz takie przysłowie - oszczędny płaci dwa razy?

Przecież każdy koszt w biznesie jest inwestycją, w tym przypadku wystarczy już kilka miesięcy, żebyś zobaczył jak ona się zwraca i zaczyna przynosić za każdym razem więcej pieniędzy!

Jednak tutaj nie chodzi tylko o pieniądze, ale również o czas - to także inwestycja w niego, ponieważ praca z Bitrix24 przyspiesza tempo działania wielokrotnie!

Ale to całe wdrożenie to taki długi proces…

Na pewno nie zajmie to dłużej, niż kontynuowanie pracy w dotychczasowy mało efektywny sposób.

No przecież nie byłoby Cię tutaj, jak wszystko działałoby tak, jak należy.

Czas wdrożenia zależy od wielkości Twojej firmy i potrzeb.

Działamy jak najszybciej, ale w żadnym razie nie kosztem jakości.

W naszym zespole pracują eksperci w swojej dziedzinie, którzy wykonują wszystkie prace w ustalonych wcześniej terminach.

Przed rozpoczęciem pracy z nami będziesz mieć jasne wyobrażenie o czasie, jaki należy przewidzieć.

Wdrożenie CRMu jest skomplikowane nawet dla mnie, a co na to moje pracownicy??

Jesteśmy właśnie po to, aby pomóc Ci łatwo i bez stresu wdrożyć Bitrix24!

Nasza firma jest jedynym akredytowanym centrum szkoleniowym na terenie Polski, więc po szkoleniu każdy uczestnik otrzymuje też imienny certyfikat znajomości systemu.

Przeprowadzamy szkolenia online/offline - w zależności od okoliczności i potrzeb każdego klienta.

Do tego wspieramy naszych klientów podczas wdrażania i nawet chwilę po