62% firm nadal przechowuje dane klientów w arkuszach kalkulacyjnych, choć dostępne są bardziej wydajne narzędzia. Na przykład system CRM jest nie tylko wygodny, ale także zwiększa sprzedaż o 29%, a dokładność prognoz o 32%. Podpowiadamy, w jakich programach można prowadzić bazę klientów za darmo i kto potrzebuje automatyzacji.

Czym jest program do prowadzenia bazy klientów?

Baza klientów to lista potencjalnych i obecnych klientów firmy. Przechowuje dane każdej osoby:

  • imię i nazwisko
  • numer telefonu
  • adres e-mail
  • region zamieszkania
  • preferencje
  • historię korespondencji i rozmów

Dzięki tej bazie firma:

  • utrzymuje stały kontakt z klientem
  • wie, jaki produkt mu zaoferować

Aby uporządkować informacje i mieć je zawsze pod ręką, potrzebna jest usługa księgowości klienta.

Gdzie prowadzić bazę klientów?

Excel i Arkusze Google (za darmo)

Można prowadzić bazę klientów za darmo w:

  • Excelu
  • Arkuszach kalkulacyjnych Google

Zalety:

  • darmowe
  • łatwe w użyciu
  • konfigurowalne

Wady Excela:

  • ograniczenia dotyczące liczby wierszy i kolumn
  • brak integracji z innymi usługami
  • brak automatyzacji
  • dane łatwe do skopiowania lub zmiany

Wady Arkuszy Google:

  • ograniczenia ilości danych
  • brak automatyzacji
  • ryzyko wycieku danych (chmura)

Dlaczego lepszy jest CRM?

System CRM to usługa automatyzacji procesów biznesowych związanych z bazą klientów. Oferuje:

  • ochronę danych przed pobraniem i wyciekiem
  • możliwość rozdzielania zadań, przypomnień i generowania raportów
  • segmentację grupy docelowej
  • newslettery SMS i e-mail
  • spersonalizowane oferty

Przykład:
Sieć piekarni z CRM-em posiada:

  • daty urodzin klientów
  • kontakty
  • historię zakupów

Przed urodzinami klienta wysyłają gratulacje i dają 25% zniżki na torty od 2 kg.

Kto potrzebuje programu do śledzenia klientów?

1. Turystyka

  • 47% wybiera biuro podróży z polecenia
  • CRM przechowuje informacje o preferencjach, zakupach i kontaktach

Korzyści:
Spersonalizowane oferty, szybkie wyszukiwanie klienta, efektywny lejek sprzedaży.

2. HoReCa

  • Restauracje analizują wcześniejsze zamówienia
  • Segmentują klientów według menu

Przykład:
Zniżki na dania wegetariańskie dla klientów, którzy wcześniej je zamawiali.

3. Opieka zdrowotna

  • Zintegrowany z kartotekami pacjentów
  • Przypomnienia o wizytach i zabiegach
  • Newslettery o promocjach

4. Produkcja

  • Dane o klientach, zamówieniach, dostawach
  • Lepsze zarządzanie zapasami i mocami produkcyjnymi

5. Logistyka

  • Dane o klientach, umowach, zamówieniach
  • Śledzenie dostaw
  • Informowanie klientów o zmianach

Dlaczego warto zainwestować w CRM?

  • Utrzymanie klienta kosztuje 5 razy mniej niż pozyskanie nowego
  • Zwiększenie retencji o 5% zwiększa zyski o 25-95%

Darmowe programy do księgowania klientów w Excelu

W Excelu można stworzyć tabelę z polami:

  • imię i nazwisko
  • numer telefonu
  • płeć
  • data urodzenia
  • adres e-mail
  • daty kontaktów

Przykład:
Firma kosmetyczna sortuje klientów po „płeć” i wysyła ofertę e-mail kobietom.

System CRM: Funkcje

1. Baza kontaktów

  • Lead z każdego kanału: sklep, appka, WhatsApp, Telegram, reklama itd.
  • Tworzenie kart klienta

2. Automatyzacja procesów

  • Tworzenie kart klientów po kontakcie
  • Automatyczne mailingi po formularzu lub zamówieniu
  • Obsługa przez telefon, aplikację

3. Analiza danych

  • Raporty, KPI, zaawansowana analityka

4. Zarządzanie projektami

  • Zadania, terminy, wideokonferencje
  • Wspólna praca z dokumentami i klientami

Jak wybrać program do bazy klientów?

1. Zestaw funkcji

Zwróć uwagę na:

  • rejestrowanie danych
  • historia kontaktu
  • kampanie sprzedażowe
  • automatyzacja
  • analityka

2. Integracja

Sprawdź integrację z:

  • e-mailami
  • social media
  • analityką

3. Łatwość użytkowania

Ważne, by pracownicy mogli szybko się nauczyć obsługi.

4. Bezpieczeństwo

Sprawdź, jak dane są przechowywane i chronione.

5. Skalowalność

CRM powinien rosnąć wraz z firmą.

Przykład:
Sklep z produktami rolnymi rozważa Excel, ale CRM lepiej się sprawdzi, gdy otworzy sklep internetowy i doda kanały sprzedaży.

6. Opinia użytkowników

Czytaj recenzje o:

  • niezawodności
  • cenie
  • wsparciu technicznym

Jak wdrożyć program do obsługi klientów?

1. Określ potrzeby

  • Jakie dane przechowujesz
  • Jakie funkcje są potrzebne

2. Wybierz program

  • Sprawdź wersję próbną

3. Zainstaluj usługę

  • Online = dostępność zdalna

4. Dostosuj system

  • Dodaj użytkowników
  • Skonfiguruj powiadomienia
  • Połącz z narzędziami (np. 1C, telefonia IP)

5. Przeszkol pracowników

  • Materiały szkoleniowe
  • Szkolenia praktyczne

6. Przeanalizuj wyniki

  • Sprawdź skuteczność
  • Eliminuj słabe punkty

Przypadek wdrożenia: Kwiaciarnia „Accent”

Firma: Hurtownia kwiatów i akcesoriów, Tula
Partner: GenCloud (Bitrix24)

Problemy:

  • Brak systemu
  • Zapytania przyjmowane przez WhatsApp
  • Brak ogólnej bazy danych

Cele:

  • Śledzenie połączeń
  • Planowanie sprzedaży
  • Raporty

Rozwiązanie:

  • 1C, Megafon, Wazzup, Bitrix24 CRM
  • Automatyczne księgowanie zapytań
  • Przejrzysty system zgłoszeń
  • Planowanie i raporty
  • Przeszkolenie menedżerów

Rezultat:
Zapytania są rejestrowane w CRM, powtórna sprzedaż inicjowana przez pracowników, pełna kontrola nad transakcjami.

Podsumowanie

Każda firma ma bazę klientów – i powinna ją efektywnie prowadzić.

Dla kogo CRM?
Szczególnie ważny w: turystyce, medycynie, produkcji, HoReCa, logistyce.

Dla kogo Excel/Google Sheets?
Małe firmy z niewielką bazą klientów.

CRM to więcej niż rejestr danych:

  • zapytania z wielu kanałów
  • śledzenie transakcji
  • automatyczne raporty

Wybierz system zgodnie z:

  • funkcjonalnością
  • ochroną danych
  • możliwościami integracji