Wprowadzenie

CRM dla kancelarii prawnej to oprogramowanie, które pomaga w zarządzaniu kontaktami z klientami. Przechowuje bazę danych kontaktowych, zapisy połączeń oraz informacje o statusie spraw i transakcji. Z pomocą tego rozwiązania kancelarie mogą automatyzować rutynowe procesy, zachowując poufność danych i zwiększając lojalność klientów.

Zarządzanie Zapytaniami od Klientów

Często zdarza się, że pracownicy kancelarii przegapiają zapytania klientów, zwłaszcza gdy pochodzą one z różnych kanałów (telefon, e-mail, komunikatory, formularz opinii, sieci społecznościowe). CRM centralnie zbiera zapytania ze wszystkich kanałów i rozdziela je pomiędzy pracowników. W ten sposób żaden lead nie pozostanie bez opieki, a eksperci prawni będą w stanie szybko odpowiedzieć na każde pytanie klienta.

Zarządzanie Dokumentami

Prawnicy pracują z dużą liczbą dokumentów. Foldery się gubią, znalezienie właściwego zajmuje więcej czasu, a ważne informacje gubią się. CRM oferuje narzędzia do zarządzania plikami. Wszystkie dane są przechowywane w jednym miejscu, osoba z odpowiednimi prawami dostępu może je znaleźć i przeglądać w dowolnym momencie. Ponadto oprogramowanie automatycznie tworzy dokumenty na podstawie szablonów, co skraca czas potrzebny na ich przygotowanie. CRM dla kancelarii prawnych ułatwia również wspólną pracę nad dokumentami – śledzenie zmian, udostępnianie plików współpracownikom i pozostawianie na nich komentarzy.

Analityka i Kontrola Pracy

Bez obiektywnej analizy danych kancelaria może stracić kontrolę nad przepływem pracy i podejmować kontrowersyjne decyzje. System CRM posiada cały arsenał narzędzi, które oceniają produktywność prawników, identyfikują dochodowe obszary działalności oraz monitorują zadania i terminy projektów. Dzięki analityce kierownictwo firmy może podejmować świadome decyzje i optymalizować procesy biznesowe.

Jak działa CRM – w prostych słowach

Zadania i Kalendarz

CRM dla prawników oferuje nie tylko narzędzia do interakcji z klientami, ale także zaawansowane funkcje do organizacji pracy.

  • Tasks & Projects: pozwala mieć wszystkie zadania i terminy przed oczami.
  • Zakładka Kalendarz: pokazuje zaplanowane wydarzenia i spotkania.
  • Zakładka “Mój plan”: umożliwia planowanie zadań metodą kanban.

Sales Pipeline

Scentralizowane zarządzanie projektami to główna zaleta nowoczesnego CRM:

  • Automatyczne dodawanie kontaktów i zbieranie danych.
  • Integracja z telefonią, e-mailami i komunikatorami.
  • Tworzenie propozycji handlowych z szablonów.
  • Generowanie faktur i przypomnień o płatności.
  • Integracja z systemami płatności.

Aplikacja Mobilna

Aplikacja mobilna jest niezbędnym narzędziem, które:

  • Pozwala być na bieżąco i kontrolować harmonogram.
  • Gwarantuje bezpieczeństwo danych (szyfrowanie i uwierzytelnianie).
  • Umożliwia szybkie reagowanie poza biurem.

Kontrolowanie Działań Firmy

CRM wspiera zarządzanie projektami i personelem:

  • Rejestracja czasu pracy.
  • Podział obowiązków i monitorowanie terminów.
  • Ocena efektywności pracowników.
  • Obliczanie liczby wygranych spraw sądowych.
  • Analityka wydajności i sprawozdawczość.

Zarządzanie Dokumentami

Wdrożenie CRM upraszcza pracę z dokumentami:

  • Centralna baza wiedzy ułatwia szkolenie i codzienną pracę.
  • Zabezpieczenia chronią dane przed nieautoryzowanym dostępem.
  • Automatyczne zatwierdzanie dokumentów przez wyzwalacze i roboty.
  • Gromadzenie materiałów do roszczeń w jednym miejscu.

Wdrożenie CRM dla Kancelarii Prawnej

Audyt Przedprojektowy

Rozpoczyna się od kompleksowego audytu (PPA), który obejmuje:

  • Analizę struktury firmy.
  • Identyfikację procesów i ich uczestników.
  • Opracowanie mapy drogowej wdrożenia.

Wdrożenie

Etapy wdrożenia obejmują:

  • Konfigurację portalu i dodanie pracowników.
  • Integrację z komunikatorami i sieciami społecznościowymi.
  • Dodanie robotów i widżetów automatyzujących procesy.

Szkolenie

  • Szkolenie menedżerów z obsługi systemu.
  • Kursy online i odprawy dla pracowników.

Korzyści z Systemu CRM

  • Automatyzacja gromadzenia i systematyzacji informacji.
  • Wzrost lojalności klientów.
  • Wbudowana analityka marketingowa.
  • Wysoki poziom bezpieczeństwa danych.
  • Elastyczność i możliwość dostosowania do działów prawnych w innych firmach.

Przykład Zastosowania – Holding Prawniczy “Tactics”

Holding „Tactics” wdrożył Bitrix24, optymalizując:

  • Planowanie spotkań i generowanie raportów.
  • Automatyczne połączenia i kampanie reklamowe.
  • Lejek sprzedaży (dla klientów przed i po spotkaniu).
  • Przeszukiwanie danych i dokumentów.
  • Monitorowanie efektywności menedżerów.

Po wdrożeniu:

  • Skrócono czas wyszukiwania danych o połowę.
  • Usprawniono przygotowanie dokumentów.
  • Poprawiono dyscyplinę w zespole.
  • Pojawiły się mierzalne efekty już w pierwszym miesiącu.

Podsumowanie

System CRM może znacznie ułatwić i przyspieszyć pracę kancelarii prawnej. Rutynowe zadania mogą zostać przeniesione na roboty, zwalniając czas na badanie złożonych spraw i znajdowanie nowych klientów. Oprogramowanie zapewnia bezpieczeństwo danych, zapobiega niedotrzymaniu terminów i umożliwia pełną kontrolę nad procesami – nawet poza biurem, dzięki aplikacji mobilnej.