Wprowadzenie

89% sprzedających nieruchomości jest skłonnych ponownie skontaktować się z pośrednikiem, jeśli ten pomyślnie przeprowadził ich transakcję. 38% kupujących skorzysta z usług specjalisty poleconego im przez znajomego, sąsiada lub krewnego. Dlatego w branży nieruchomości tak ważne jest prowadzenie bazy danych klientów i utrzymywanie z nimi kontaktu. Podpowiadamy, jak działa system CRM dla agencji nieruchomości.

Co to jest CRM i jak działa?

CRM to system dla biznesu, który pomaga budować efektywne relacje z klientami i automatyzować rutynowe procesy biznesowe. Oto jak to działa:

  • Wspólna baza danych odbiera połączenia i wiadomości z różnych źródeł: przez telefon, stronę internetową, tablice ogłoszeń, media społecznościowe i komunikatory.
  • Pośrednik pracuje z potencjalnym klientem i odnotowuje każdą interakcję w CRM.
  • W każdej chwili można zobaczyć, na jakim etapie lejka sprzedażowego znajduje się dana osoba, a nawet zrozumieć, dlaczego nagle odmówiła współpracy z agencją.

Funkcjonalności systemu CRM

  • Przypomnienia i automatyzacje: System może przypomnieć klientowi o spotkaniu lub wysłać zaproszenia na targi nieruchomości.
  • Podpowiedzi dla pośredników: CRM przypomina, by zadzwonić do klienta po obejrzeniu mieszkania.
  • Komunikacja wewnętrzna: Pracownicy mogą wymieniać informacje — np. dział prawny dołącza umowę sprzedaży do karty klienta.
  • Historia interakcji: Wszystko jest przechowywane w systemie.

Dlaczego CRM jest niezbędny?

1. Centralizacja danych

Informacje są przechowywane w jednej bazie danych. Można zobaczyć:

  • Z kim kontaktował się klient.
  • Jakimi mieszkaniami był zainteresowany.
  • Na jakim etapie jest transakcja.

Jest to kluczowe, bo proces sprzedaży nieruchomości trwa długo — średnio 10 tygodni.

2. Brak utraconych rozmów z klientami

Pośrednicy często pracują poza biurem. CRM:

  • Rozdziela połączenia do dostępnych pracowników.
  • Rejestruje połączenia po godzinach, umożliwiając oddzwonienie.

3. Skuteczniejsze kampanie reklamowe

Można segmentować bazę klientów, np. według:

  • Zamiaru zakupu mieszkania na kredyt.
  • Etapu kontaktu z agencją.

Dzięki temu kampanie są celniejsze — np. oferta bezpłatnej analizy prawnej przy podpisaniu umowy w ciągu miesiąca.

Co powinien potrafić CRM dla agencji nieruchomości?

1. Porządkowanie informacji

  • Dane klientów: imię, numer telefonu, e-mail, kanał kontaktu, etap lejka sprzedażowego.
  • Dane nieruchomości: adres, cechy, cena, wyniki pokazów.
  • Dane transakcji: etap, budżet, wymagania.

CRM może też przechowywać szablony dokumentów prawnych.

2. Automatyzacja procesów

  • Tworzy leady na podstawie zapytań.
  • Wysyła powiadomienia o zadaniach i wydarzeniach.
  • Generuje raporty.

3. Integracja z zewnętrznymi systemami

  • Telefonia IP, e-mail, media społecznościowe, tablice ogłoszeń.
  • System przetwarzania płatności i obieg dokumentów.

Dzięki rejestracji rozmów, dział jakości może je analizować i udzielać feedbacku.

4. Analityka i raporty

  • Analiza leadów, konwersji, średniego czeku.
  • Raporty z dowolnego okresu, działu lub pracownika.

Co zmieni się po wdrożeniu CRM?

  • Agenci zyskają więcej czasu, CRM przejmie rutynowe zadania.
  • Lejek sprzedaży będzie bardziej zrozumiały.
  • Baza klientów stanie się uporządkowana.
  • Dzięki aplikacji mobilnej CRM będzie zawsze pod ręką.
  • Dane klientów będą chronione — dostęp tylko dla pracowników.

Przykład zastosowania: Kapital Garant

Agencja nieruchomości Kapital Garant z regionu Krasnodar zatrudnia 68 pośredników. Obsługuje klientów w Noworosyjsku i Gelendziku. Baza obejmuje nieruchomości z całej Rosji.

Wyzwanie

Trudność w:

  • Kontroli pracy pośredników.
  • Monitorowaniu etapów transakcji.

Rozwiązanie

Firma Citrus (partner Bitrix24) wdrożyła:

  • Jedną bazę danych z dostępem dla wszystkich.
  • Bitrix24 z pełną konfiguracją struktury firmy.
  • 12 uniwersalnych list obiektów, przypisanych do odpowiednich miast.
  • Integracje z telefonią, pocztą e-mail, VKontakte, czatem Yandex.
  • Mobilny CRM, by agenci mogli pracować z dowolnego miejsca.

Rezultat

  • Wszystkie dane są w jednym miejscu.
  • Praca stała się szybsza i bardziej przejrzysta.
  • Pośrednicy nie zapominają o spotkaniach i rozmowach.
  • CRM służy do komunikacji, edytowania kart nieruchomości i rejestrowania interakcji.
  • Zarząd kontroluje pracę dwóch biur jednocześnie.

Podsumowanie

System CRM to niezbędne narzędzie dla każdej agencji nieruchomości. Umożliwia:

  • Efektywną pracę z klientami.
  • Automatyzację procesów.
  • Lepsze poznanie grupy docelowej.
  • Ochronę danych.
  • Integrację z kluczowymi kanałami komunikacji.

Dzięki niemu agencje oszczędzają czas, zwiększają skuteczność i mają pełną kontrolę nad procesami sprzedażowymi.