Wprowadzenie

CRM dla szkoły tańca to program, który pomaga uczynić procesy biznesowe łatwymi w zarządzaniu i przejrzystymi. Z pomocą programu łatwiej jest zarządzać leadami i automatyzować rutynowe procesy. CRM dla studia tańca pomaga rozwiązać wiele problemów związanych z organizacją zajęć, komunikacją z klientami i tworzeniem programu lojalnościowego. Oprogramowanie pomoże zmienić harmonogram, powiadomić o odwołaniu zajęć i udzielić rabatów bez nakładania się.

Typowe problemy szkoły tańca, które CRM pomaga rozwiązać:

1. Zdecentralizowane przechowywanie informacji o klientach

Zazwyczaj informacje o klientach w szkołach tańca są przechowywane w różnych źródłach: dla menedżerów sprzedaży – w dokumentach Google lub Excel, dla trenerów – w książce telefonicznej lub notatniku. Często zdarza się, że kiedy pracownik zostaje zwolniony, zabiera ze sobą bazę klientów wraz z notatnikiem. System CRM centralizuje informacje, zapobiega utracie kontaktów i ułatwia pracownikom dostęp do nich.

2. Nakładanie się harmonogramów

Na przykład trener jest chory i nie może przyjść. Podczas ręcznego dostosowywania harmonogramu istnieje szansa na umieszczenie dwóch zajęć w tej samej sali lub pomieszanie grup, a poprawienie błędów może zająć dużo czasu.

3. Utrata aplikacji

Znana sytuacja: menedżerowie przegapiają poranne telefony i tracą potencjalnych klientów, ponieważ szkoła otwiera się dopiero o 12 po południu. System CRM automatycznie rejestruje zgłoszenia za pośrednictwem formularzy zwrotnych i tworzy zadanie dla wolnego menedżera.

4. Ręczne powiadamianie o odwołanych lub przełożonych zajęciach

Ręczne wysyłanie powiadomień lub dzwonienie do uczniów, gdy zmienia się plan zajęć, jest czasochłonnym procesem. Dzięki CRM łatwo jest automatycznie wysyłać informacje za pośrednictwem wiadomości e-mail lub SMS – wystarczy wybrać odpowiednie ustawienia w systemie.

5. Trudności z wdrożeniem i utrzymaniem programu lojalnościowego

Naukowcy szacują, że pozyskanie nowego klienta kosztuje cztery razy więcej niż utrzymanie starego. Bez specjalnego systemu trudno jest śledzić liczbę odwiedzin i ważność subskrypcji. Oprogramowanie pozwala tworzyć i zarządzać programami lojalnościowymi, automatycznie śledzić ważne daty i oferować zniżki na zakup kolejnego karnetu. Przykładowo, system sam przypomni, że zbliżają się urodziny stałego klienta, a menedżer nie zapomni udzielić miłej zniżki.

6. Brak analizy frekwencji i obciążenia pracą

Aby zaplanować zajęcia bez dużych okien, potrzebne są informacje o frekwencji i obciążeniu pracą trenerów. Bez systemu CRM zbieranie i analizowanie tych informacji może być trudne. CRM zapewnia wygodne narzędzia do gromadzenia, analizy i wizualizacji danych, co oszczędza czas i pieniądze, a sale nie stoją bezczynnie bez zajęć.

Główne funkcje CRM dla szkoły tańca

System CRM pomaga zautomatyzować rutynowe zadania, kontrolować finanse, poprawić obsługę klienta i zoptymalizować wydajność personelu.

1. Śledzenie wizyt i ważności karnetów

System CRM śledzi wizyty w studiu tańca, kontroluje ważność karnetów i wysyła przypomnienia o ich odnowieniu. Wyzwalacze i roboty pomogą skonfigurować proces – list na pocztę lub wiadomość SMS przyjdzie do klienta automatycznie.

2. Kontrola finansów szkoły tańca

Dzięki systemowi CRM księgowość finansowa staje się prosta i wygodna. Funkcje obejmują automatyczne obliczanie przychodów i wydatków, raportowanie, a także kontrolę długów i płatności.

3. Praca z klientami

System CRM poprawia interakcję z klientami i zwiększa zadowolenie z usług. Oprogramowanie zapewnia wygodny dostęp do informacji o uczniach szkoły, historii komunikacji, preferencjach i zniżkach. CRM umożliwia komunikację z klientami za pośrednictwem różnych kanałów, takich jak czat online na stronie internetowej, komunikatory i media społecznościowe w jednym oknie portalu.

Aby zebrać wszystkie kanały w Bitrix24, należy skonfigurować Open Lines, który zbiera wszystkie wiadomości użytkowników i dystrybuuje je do dostępnych menedżerów online. Już dostępne do podłączenia: czat Vkontakte, Telegram, Odnoklassniki, WhatsApp, Viber, Avito i czat online z witryny. Można także przyłączyć chatbota jako pierwszą linię wsparcia.

4. Zarządzanie personelem

System CRM w szkole tańca ułatwia zarządzanie personelem, pomagając kontrolować godziny pracy, a także śledzić wydajność i motywację pracowników. Każdy pracownik może określić czas swojej pracy, na osobistej tablicy kanban przechowywać zadania według etapów.

5. Analityka pracy szkoły tańca

Systemy CRM pokazują dane dotyczące frekwencji, popularności różnych kursów i stylów tańca, a także oceniają skuteczność działań marketingowych. Dzięki wykresom i diagramom w narzędziu CRM-analytics kierownictwo szkoły może tworzyć strategie rozwoju w oparciu o rzeczywiste dane.

Wdrożenie systemu CRM

Wdrożenie systemu CRM może wydawać się skomplikowane, ale w rzeczywistości jest proste. Oto główne etapy:

  1. Audyt procesów biznesowych i ich cyfryzacja – pomoże określić potrzebne funkcje. Warto skorzystać z pomocy partnera Bitrix24.
  2. Nadanie dostępu pracownikom – utwórz konta i wyjaśnij powody wdrożenia.
  3. Rozróżnienie praw dostępu – np. dane płacowe tylko dla działu księgowości.
  4. Import bazy klientów – centralizacja danych zabezpiecza przed ich utratą.
  5. Konfigurowanie lejka sprzedaży – CRM poprowadzi klienta przez cały proces.
  6. Podłącz integracje i usługi – np. telefonia IP, śledzenie połączeń.
  7. Szkolenie pracowników – zorganizuj kurs mistrzowski, dodaj bazę wiedzy.

Przykład wykorzystania CRM – Academy of Dance Arts 2dance

2dance, największe studio tańca w Jekaterynburgu, wdrożyło CRM z pomocą partnera Bitrix24. Celem było śledzenie pracy menedżerów, obciążenia sal i trenerów oraz zwiększenie konwersji zakupu biletów sezonowych.

Etapy wdrożenia:

  • Etap 1: Konfiguracja systemu CRM – lejek sprzedaży, prawa dostępu, raporty, edycja pól, standaryzacja oferty sprzedaży.
  • Etap 2: Integracja z pocztą firmową i automatyzacja wiadomości – gratulacje urodzinowe, przypomnienia o sesjach próbnych (e-mail i SMS).
  • Etap 3: Wprowadzenie centrali PBX Rostelecom – przetwarzanie połączeń bezpośrednio w Bitrix24.

Rezultaty:

  • Szybsze przetwarzanie zamówień.
  • Analiza obrotów i obciążenia sal w czasie rzeczywistym.
  • Regularne newslettery.
  • Wzrost konwersji o 36%.

Podsumowanie

System CRM dla studia tańca rozwiązuje wiele problemów – od nakładających się grafików po ręczne powiadomienia. Przejmuje rutynowe zadania, daje menedżerom więcej czasu na rozwój biznesu, a kierownictwu – wgląd w funkcjonowanie szkoły. Wdrożenie CRM to prosty i skuteczny proces, jeśli realizowany jest zgodnie z planem i przy odpowiednim wsparciu.