Sprzedaż wdrożeń CRM wymaga czasu i wiedzy - co, jeśli większość tej pracy może wykonać AI?

Alpha Digital specjalizuje się we wdrożeniach Bitrix24. Każda nowa sprzedaż wymagała jednak wielu godzin pracy handlowca: zebrania danych o firmie, przeprowadzenia wywiadu z klientem, ręcznego przygotowania oferty i umowy. Postanowiliśmy to zmienić.

Automatyzacja pre-sale

Od pierwszego kontaktu do gotowej oferty bez angażowania handlowca - klient samodzielnie przechodzi przez cały proces w trybie 24/7.

Dokumenty w minuty

Oferta handlowa, umowa, zadanie techniczne i konfiguracja Bitrix24 generowane automatycznie na podstawie odpowiedzi klienta.

Pełna integracja z CRM

Dane z rozmowy trafiają automatycznie do Bitrix24: kontakt, firma, deal z dokumentami i historią wywiadu - bez ręcznego wprowadzania.

Wyzwanie i rozwiązanie

Zidentyfikowaliśmy wąskie gardła w procesie sprzedażowym i zaprojektowaliśmy system, który eliminuje je jeden po drugim.

Stary proces

Klient pisze zapytanie - handlowiec odpowiada po godzinach

Ręczne szukanie danych o firmie (KRS, GUS, NIP)

Rozmowa telefoniczna / e-mail - wywiad CRM (30–60 min)

Ręczne przygotowanie oferty w Wordzie (1–2 godz.)

Ręczne dodanie klienta do Bitrix24, uzupełnienie pól

Wyzwanie

Każda oferta pochłaniała kilka godzin pracy

Proces pozyskiwania klienta na wdrożenie Bitrix24 był w całości oparty na pracy handlowca. Klient musiał czekać na odpowiedź, umówić rozmowę, a następnie czekać na ofertę - co trwało od 1 do 3 dni.

Brak standaryzacji oznaczał też, że każda oferta wyglądała inaczej, a dane z wywiadu rzadko były kompletnie zapisywane w CRM.

Czas od pierwszego kontaktu do oferty: 1–3 dni robocze.Handlowiec angażowany od pierwszej sekundy, bez filtrowania leadów.Dane klienta często niekompletne lub niezsynchronizowane z CRM.Brak dokumentacji technicznej na etapie sprzedaży.

Rozwiązanie

AI-asystent, który zastępuje handlowca na etapie pre-sale

Zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy chatbota opartego na modelu Claude (Anthropic), który samodzielnie przeprowadza klienta przez wszystkie etapy procesu sprzedażowego - od identyfikacji firmy po wygenerowanie kompletnej dokumentacji.

Klient może korzystać z narzędzia o każdej porze, w wybranym języku (PL / EN / RU), a wszystkie wyniki trafiają automatycznie do Bitrix24.

Automatyczne pobieranie danych firmy z GUS/REGON po podaniu NIP.Ustrukturyzowany wywiad CRM - 24 pytania, 6 bloków tematycznych.Generowanie oferty handlowej, umowy i zadania technicznego w locie.Automatyczne tworzenie kontaktu, firmy i deala w Bitrix24 z pełną historią.Obsługa w 3 językach: polskim, angielskim i rosyjskim.

Nowy proces - AI

✓

Klient wchodzi na stronę - asystent wita natychmiast

✓

AI pobiera dane firmy automatycznie po NIP

✓

Wywiad CRM w formie czatu (ok. 20–30 min)

✓

Oferta i umowa gotowe automatycznie po wywiadzie

✓

Deal w Bitrix24 z dokumentami - handlowiec przejmuje gotowego leada

System generuje cztery kompletne dokumenty bez udziału człowieka

Oferta handlowa

Spersonalizowana oferta z zakresem wdrożenia, harmonogramem, kosztami (netto i brutto) oraz warunkami współpracy - gotowa do pobrania i wysyłki klientowi.

Dostosowana do odpowiedzi wywiaduW 3 językach (PL / EN / RU)HTML do wydruku jako PDF

Zadanie techniczne (TZ)

Dokument opisujący szczegółowy zakres wdrożenia: etapy lejka, źródła leadów, niestandardowe pola CRM, integracje, automatyzacje - gotowy dla zespołu wdrożeniowego.

Pełny opis techniczny konfiguracjiLista zadań do wdrożeniaSynchronizacja z Bitrix24 (pole TZ)

Umowa na realizację

Gotowa do podpisu umowa o świadczenie usług wdrożeniowych - generowana automatycznie na podstawie zakresu z wywiadu, z wypełnionymi danymi firmy i wyceną.

Dane klienta z GUS/REGONZakres i harmonogram z ofertyGotowa do wysyłki i podpisu

Mierzalne wyniki

Narzędzie działa produkcyjnie i obsługuje zapytania klientów Alpha Digital w trybie ciągłym.

~20 min

czas od wejścia na stronę do gotowej oferty (zamiast 1–3 dni)

0 h

pracy handlowca potrzebnej do wygenerowania oferty i dokumentów

dokumenty generowane automatycznie: oferta, umowa, TZ, konfiguracja ZIP

3 języki

obsługa klientów po polsku, angielsku i rosyjsku w jednym narzędziu

Co sprawdziło się w praktyce, a co wymagało niestandardowego podejścia

Tool-use zamiast promptowania

Zamiast polegać na odpowiedziach tekstowych modelu, cały przepływ sterowany jest przez wywołania narzędzi (Claude tool use). Każdy krok - wybór języka, zapis danych, generowanie dokumentów - jest osobną funkcją z walidacją po stronie backendu. To daje pełną kontrolę nad stanem rozmowy niezależnie od odpowiedzi modelu.

Sesje w Redis bez bazy SQL

Stan rozmowy (dane firmy, odpowiedzi wywiadu, pliki) przechowywany jest w Upstash Redis z TTL. Eliminuje to potrzebę relacyjnej bazy danych przy zachowaniu możliwości wznowienia sesji - klient może wrócić do rozmowy po kilku dniach klikając zachowany link.

HTML zamiast PDF na serwerze

Generowanie PDF przez biblioteki serverless (xhtml2pdf, pycairo) okazało się niemożliwe na Vercel z powodu braku natywnych zależności systemowych. Rozwiązanie: dokumenty generowane jako HTML z przyciskiem „Drukuj / Zapisz PDF" - działają wszędzie i nie wymagają żadnych zainstalowanych bibliotek.

Asystent AI, który samodzielnie prowadzi klienta od pierwszego pytania do gotowej oferty.

Zbudowaliśmy narzędzie, które eliminuje ręczną pracę na etapie pre-sale: zbiera dane, przeprowadza wywiad CRM, generuje ofertę handlową, umowę i dokumentację techniczną — i automatycznie tworzy deal w Bitrix24.