Wprowadzenie

Automatyzacja procesów biznesowych to sposób na odciążenie pracowników od rutyny i jednoczesne zwiększenie ich wydajności. W tym celu wiele procesów biznesowych jest automatyzowanych za pomocą specjalnych systemów, które rozwiązują problemy w niemal wszystkich obszarach – od zarządzania dokumentami po produkcję. Systemy te nie tylko usprawniają pracę, ale także zwiększają zyski firmy i jej elastyczność na rynku, co jest szczególnie ważne w obliczu szybko zmieniających się wskaźników.

Czym jest automatyzacja procesów biznesowych?

Automatyzacja to pełna lub częściowa interakcja pracowników za pośrednictwem różnego oprogramowania. Zwalnia to czas pracowników na naprawdę ważne rzeczy, zwiększa wydajność pracy oraz zapobiega przeciążeniu i wypaleniu zawodowemu.

Cele automatyzacji procesów biznesowych

Głównym celem automatyzacji jest przeniesienie części lub całości powtarzalnych cykli pracy do programów. Za pomocą tych systemów możliwe jest zorganizowanie operacyjnego środowiska biznesowego, w tym w formie zdalnej, zidentyfikowanie słabych punktów w pracy pracownika, działu lub całej firmy i wybranie odpowiedniego sposobu rozwiązania tych problemów.

Główne cele automatyzacji biznesu to:

  • zwiększenie wydajności księgowości, kontroli i innych działań firmy;
  • uproszczenie przepływu dokumentów między pracownikami i partnerami;
  • uwolnienie pracowników od rutyny;
  • bezpieczne przechowywanie informacji i możliwość przygotowania raportu z dowolnego okresu;
  • poprawa jakości obsługi klienta.

Jaki rodzaj biznesu potrzebuje automatyzacji?

Każdy biznes można zautomatyzować, niezależnie od jego specyfiki i skali. Każda firma ma swoje własne cele, plany, konsumentów, ale korzyść z wdrożenia automatyzacji jest taka sama dla wszystkich: oszczędności. Po zakupie i zainstalowaniu oprogramowania firma oszczędza czas i pieniądze, a obroty i zyski rosną.

Organizacja i przyspieszenie procesów

Zasoby ludzkie są ograniczone w czasie, bez względu na to, jak dobry jest specjalista. Oprogramowanie daje więcej możliwości szybkiego wykonywania tych samych zadań i cykli. Przykładowo, pracownik poświęci godzinę na przygotowanie kilkunastu dokumentów, podczas gdy program zrobi to w pięć minut zgodnie z szablonem. Ponadto jasny podział zadań pomoże uniknąć nieporozumień między współpracownikami i ich błędów.

Przejrzystość procesów

Jeśli klient widzi wszystkie raporty w jednym pliku, folderze lub programie, jego lojalność wzrasta. Wydajność pracowników również wzrasta, jeśli znajdują się w jednym środowisku informacyjnym.

Jakie obszary można zautomatyzować?

Podczas wdrożenia należy zwrócić uwagę nie na strukturę firmy, ale na zachodzące w niej procesy. Każda firma ma swoje własne obszary automatyzacji, ale istnieją wspólne podziały.

Zarządzanie

Automatyzacja zarządzania pomaga menedżerowi śledzić wydajność pracowników. Automatyzacja zarządzania obejmuje:

  • kontrolę przychodów i wydatków firmy;
  • bezpieczeństwo informacji;
  • zarządzanie;
  • wsparcie prawne.

Marketing i sprzedaż

Relacje z klientami również można zautomatyzować. Aby zwiększyć sprzedaż, należy skonfigurować dystrybucję wiadomości e-mail z nowościami, promocjami i aktualnościami firmy. Zadania te są rozwiązywane za pomocą systemu CRM Bitrix24.

Produkcja

Jeśli ilość towarów jest duża, automatyzacja kontroli stanów magazynowych i obsługi sprzętu jest wprowadzana w celu przyspieszenia procesu. Cała logistyka może zostać zoptymalizowana i przyspieszona.

Jakość

Maszyny doskonale monitorują jakość wykonywanej pracy i mogą zająć to stanowisko zamiast człowieka. Boty mogą również zbierać i przetwarzać informacje zwrotne od klientów.

Personel

W pracy zespołowej należy kierować się nie tylko motywacją osobistą, ale także zbiorową. Systemy pokazują KPI każdego pracownika, pozwalają nagradzać tych wydajnych i nie nagradzać tych, którzy nie realizują planu. W razie potrzeby systemy samoregulacji mogą wysyłać na szkolenia i przeprowadzać testy.

Finanse

Wszystkie przychody i wydatki firmy powinny być gromadzone w jednym systemie, aby można je było szybko i łatwo wyszukiwać i analizować. Programy automatyzują budżety, podatki, rachunkowość, księgowość, raportowanie, listę płac, płatności dla dostawców i inne standardowe procesy firmy.

Organizacja firmy

Cały obieg dokumentów i sekretariat organizacji jest lepiej zautomatyzowany. Możliwe jest zautomatyzowanie wszystkich procesów firmy lub oddzielnego kierunku. Na rynku oprogramowania istnieją systemy, które automatyzują działalność w kilku kierunkach jednocześnie.

Zalety automatyzacji procesów biznesowych

Pomimo głównego celu narzędzia, nie oznacza to, że wszyscy pracownicy powinni zostać zwolnieni i zastąpieni robotami. Zaletą automatyzacji jest uwolnienie zespołu od rutyny, raportowania, list mailingowych, przeniesienie cyklicznych procesów na pracę systemu. Można na przykład bezpośrednio zaimportować dane z poczty lub katalogu do działającej bazy danych. Gdy tylko nowy dokument przychodzi pocztą, oprogramowanie analizuje go, wypełnia zgodnie z szablonem i przenosi do bazy danych.

Etapy skutecznej automatyzacji:

  1. Przeanalizuj każdy proces biznesowy firmy i pracę każdego pracownika. Tutaj musisz zrozumieć, jakie działania system może kontrolować w przyszłości.
  2. Znalezienie problemu i opracowanie planu jego rozwiązania. Wypisz zadania, które chcesz rozwiązać za pomocą oprogramowania, a otrzymasz zakres wymagań i obowiązków dla konkretnego wyszukiwania.
  3. Przygotuj personel i komputery do wdrożenia systemu i przeprowadź testowy okres użytkowania.
  4. W razie potrzeby przeszkol personel w zakresie nowego oprogramowania.
  5. Przetestuj działanie systemu osobiście – lepiej zrobić to w obecności programistów, aby natychmiast zgłosić błędy.
  6. Uruchomienie systemu.

Jak wybrać oprogramowanie?

Po przeprowadzeniu analizy i uzyskaniu specyfikacji istotnych warunków zamówienia można na ich podstawie wybrać oprogramowanie. Polegaj na własnych życzeniach, ale weź pod uwagę:

  • możliwość dostosowania programu do potrzeb firmy;
  • przejrzysty interfejs i niezbędną funkcjonalność;
  • integrację z innymi usługami i oprogramowaniem;
  • wysokiej jakości i szybkie wsparcie techniczne.

Obecnie istnieją różne kategorie systemów do automatyzacji procesów biznesowych. Rozważmy najpopularniejsze z nich.

Arkusze kalkulacyjne

Są to niedrogie i proste narzędzia dla początkujących. Za pomocą formuł i makr można przeprowadzać obliczenia, generować raporty. Funkcjonalność jest odpowiednia dla małego obiegu dokumentów, ale średnie i duże firmy lepiej korzystają z bardziej zaawansowanych usług.

Systemy zarządzania projektami

Wdrożenie systemów zarządzania projektami pozwala menedżerom śledzić etapy pracy, ustalać terminy, przydzielać obowiązki i wprowadzać zmiany w zadaniach technicznych. Każde działanie i zadanie jest rejestrowane w oprogramowaniu, pomagając osiągnąć ogólnie lepsze wyniki bez dodatkowych edycji lub pytań.

Systemy zarządzania czasem i personelem

Systemy te są częściej wdrażane podczas pracy z pracownikami zdalnymi, ale są również przydatne w biurach. Programy te śledzą czas rozpoczęcia i zakończenia pracy każdego pracownika, jego przerwy i, w razie potrzeby, aktywność przy komputerze w czasie rzeczywistym lub w zapisie.

CMS

System zarządzania treścią umożliwia wielu osobom przeglądanie, edytowanie i komentowanie tego samego projektu w tym samym czasie. Oprogramowanie jest oparte na skryptach i pomaga układać ogólne strony internetowe z bloków, jak w kreatorze. Firmy często używają CMS do tworzenia pożyczek lub sklepów internetowych.

ERP

ERP pozwala stworzyć pojedynczy proces z jednym celem i planem jego osiągnięcia, a automatyzacja jest możliwa od produkcji po księgowość. Zaletą systemu jest jego modułowość, dzięki czemu można go wdrażać etapami. Na przykład zacząć od automatyzacji kontroli jakości, następnie dodać produkcję, a dopiero potem wdrożyć zarządzanie dokumentami.

CRM

System CRM automatyzuje pracę z klientami i poprawia jakość obsługi. Jest niezbędny dla każdego menedżera sprzedaży, który chce nie tylko wchodzić w interakcje z odbiorcami, ale także przeprowadzać analizy marketingowe i optymalizować pracę nad projektami. Rosja posiada uniwersalny CRM Bitrix24, który zawiera wszystkie narzędzia do organizacji pracy firmy, rozwoju sprzedaży i automatyzacji biznesu. Jest łatwy w konfiguracji bez programistów i może być używany zarówno w chmurze, jak i na komputerze. Dostępna jest bezpłatna taryfa z minimalną liczbą narzędzi na start, taryfy specjalne i biznesowe.

Jak wdrożyć automatyzację procesów biznesowych?

Automatyzację można przeprowadzić samodzielnie lub z pomocą dostawcy. W pierwszym przypadku firma tworzy zespół pracowników, którzy są zaangażowani w rozwój i wdrażanie systemu. Ta opcja jest długotrwała i częściej nieopłacalna i błędna, ponieważ pracownicy muszą zajmować się kwestiami automatyzacji oprócz swoich głównych obowiązków. Wpływa to zarówno na efektywność osobistą, jak i ogólną organizacji.

Czasami jednak taka automatyzacja jest konieczna, jeśli firma działa w ściśle poufnej dziedzinie i nie może zwrócić się do dostawcy systemu. Jeśli standardowe obszary pracy mają zostać zautomatyzowane, lepiej skorzystać z usług zewnętrznych specjalistów, którzy mają już gotowe oprogramowanie. Pomogą oni nie tylko wdrożyć program do procesów biznesowych, ale także zagwarantują wsparcie techniczne i pomoc w przypadku awarii.

Jak zmierzyć efektywność automatyzacji?

Najbardziej podstawowym wskaźnikiem efektywności jest zwrot z inwestycji po roku. Jednak firmy mają różne przychody i skalę, więc nie należy skupiać się wyłącznie na zwrocie z inwestycji. Istotnymi wskaźnikami oceny są:

  • skrócony czas procesu;
  • skrócony cykl transakcji;
  • zwiększone wskaźniki pracy pracowników;
  • zmniejszona liczba reklamacji i zgłoszeń do pomocy technicznej;
  • zmniejszone koszty firmy;
  • zmniejszony koszt procesu biznesowego i pracownika.

Jeśli zaobserwujesz te wskaźniki, wdrożenie automatyzacji zakończyło się sukcesem. Na przykład, jeśli wcześniej zamknięcie pojedynczej transakcji zajmowało 24 godziny, czas ten powinien się skrócić po wdrożeniu automatyzacji. Dzięki pracy systemu zmniejsza się liczba utraconych i nieodebranych połączeń, a klienci stają się lojalni.

Najczęstsze błędy i zagrożenia w procesie automatyzacji

  • Rozpoczęcie optymalizacji bez jasnego planu. Jeśli nie znasz wszystkich etapów procesu i nie masz pojęcia, co należy zautomatyzować, wdrożenie nie zakończy się sukcesem. Przeprowadzenie analiz, przypisanie obowiązków i ustalenie terminów.
  • Brak zrozumienia ostatecznego wyniku. Zanim zaczniesz, zapytaj, jaki powinien być wynik końcowy.
  • Brak zasobów. Oblicz budżet i czas, a dopiero potem rozpocznij automatyzację.
  • Brak dialogu z pracownikami. Nikt nie lubi nagłych zmian w pracy. Wyjaśnij pracownikom, że korzystanie z wdrażanego programu jest dla nich korzystne.
  • Nie znalazłeś prawdziwego znaczenia problemu. Myślałeś, że automatyzacja rozwiąże wszystkie Twoje problemy biznesowe, ale tak nie jest. Najpierw należy ustanowić procesy, a dopiero potem je zautomatyzować.
  • Brak kryteriów oceny. Określenie, jakie zadania powinna realizować automatyzacja i nadanie ocen wydajności każdemu etapowi po wdrożeniu.

Prawidłowo wdrożona automatyzacja pomoże małym, średnim i dużym firmom w ustaleniu procesów pracy. Obecnie na rynku dostępne jest oprogramowanie, które rozwiązuje problemy w niemal wszystkich obszarach, od zarządzania dokumentami po produkcję. Narzędzia do automatyzacji oszczędzają również pracownikom rutynowych i regularnych raportów, zwiększając ich produktywność.