Klient:
Agencja rekrutacyjna wspierająca zatrudnienie oraz obsługę dokumentacyjną osób przyjeżdżających do pracy z zagranicy.
Co było nie tak:
- Każda sprawa wymagała zebrania wielu dokumentów (m.in. zdjęć, zaświadczeń, oświadczeń i umów), które były przechowywane w chmurze bez przejrzystej struktury. Utrudniało to szybkie odnalezienie dokumentów dla konkretnej osoby, a także rodziło ryzyko związane z dostępem do danych.
- Proces gromadzenia dokumentów był czasochłonny i angażował kilka osób. Brak automatyzacji powodował, że niektóre kroki były pomijane lub realizowane z opóźnieniem, co prowadziło do błędów i konieczności ich późniejszego korygowania.
Cele:
- Połączenie źródeł leadów (formularze CRM, widget strony internetowej, facebook, instagram).
- Zorganizowanie wspólnej bazy wiedzy.
- Kalendarze firmowe i kalendarze wydarzeń, synchronizacja z własnymi kalendarzami pracowników.
- Importowanie bazy klientów.
- Zautomatyzowanie i uproszczenie procesu gromadzenia i przetwarzania dokumentów w celu legalnego zatrudnienia pracownika z zagranicy.
- Stworzenie bazy danych osób zatrudnionych za pośrednictwem agencji w celu szybkiego doboru pracowników z uwzględnieniem sezonowości, pracy projektowej czy nawet całych zespołów zawodowych.
Po przeprowadzeniu analizy biznesowej zidentyfikowaliśmy trzy główne procesy w firmie klienta:
- rekrutację kandydatów,
- uzyskanie zezwoleń,
- obsługę osób zatrudnionych (baza pracowników).
Na tej podstawie utworzyliśmy w systemie CRM trzy lejki odpowiadające tym procesom. Na poszczególnych etapach przypisywaliśmy odpowiedzialnych menedżerów oraz definiowaliśmy zadania. Transakcje przechodziły między etapami automatycznie, zgodnie z warunkami zapisanymi w systemie, np. na podstawie otrzymanych wiadomości lub wyników rozmów zapisanych w karcie transakcji.
Dla wygody kadry stworzono osobny lejek, w którym oficjalny proces zatrudnienia podzielony jest na etapy.
Aby wesprzeć odpowiedzialnego menedżera, zadania są automatycznie przypisywane na każdym etapie procesu. Dzięki temu menedżer nie pomija zadań i realizuje wszystkie wymagane działania na poszczególnych etapach.
Dokumenty związane z pracownikami
Stworzyliśmy system do prowadzenia dokumentacji pracowniczej w module Listy w CRM. Wszystkie dokumenty przechowywaliśmy w jednym miejscu, co umożliwiło szybki dostęp do danych pracowników, takich jak zdjęcia, skany dokumentów, paszporty i umowy. Menedżer miał możliwość sprawnego wyszukiwania plików, a dostęp do dokumentów był ograniczony zgodnie z uprawnieniami. Dokumenty były edytowane bezpośrednio w systemie CRM.
System z wyprzedzeniem powiadamia odpowiedzialnego pracownika o zbliżającym się terminie ważności dokumentu i konieczności jego aktualizacji. W ten sposób firma aktualizuje całą dokumentację pracowniczą.
Dla koordynatorów
Dla koordynatorów, którzy nadzorowali pracowników, kontaktowali się z nimi, rozliczali ich i wspierali w procesie współpracy z agencją, utworzyliśmy w systemie CRM lejek do monitorowania procesu zatrudnienia.
Na każdym etapie system wymagał uzupełnienia kluczowych informacji, takich jak ważne zdarzenia, kontrola przyjazdu i zakwaterowania, dostępność pracownika w miejscu pracy oraz inne niezbędne dane.
Mając przynajmniej jedną z tych kart i lejek, można już dość skutecznie kontrolować proces rekrutacji. Ale trzeba przyznać, że wyjście kandydata to nie koniec procesu, bo adaptacja pracownika w firmie następuje po jego rejestracji. Tu z pomocą przyszły "tunele sprzedażowe", w których transakcje są ze sobą powiązane. W wyniku stałego działania klient nie czuje się opuszczony przez menedżera:
Wynik realizacji
- Procesy zarządzania zostały uporządkowane i jasno zdefiniowane. Wyeliminowaliśmy zbędne czynności, a przypisywanie zadań i monitorowanie zostało zautomatyzowane. Ułatwiło to codzienną pracę menedżerów.
- Kierownicy działów i właściciel uzyskali wgląd w etapy transakcji oraz odpowiedzialność za ich realizację, co umożliwiło szybsze reagowanie na bieżące sytuacje.
- Wszystkie dokumenty zostały zebrane w systemie CRM i uporządkowane za pomocą filtrów, co usprawniło ich wyszukiwanie.
- Przeprowadziliśmy dwudniowe szkolenie z obsługi systemu CRM Bitrix24. Uczestnicy poznali możliwości wykorzystania narzędzia w codziennej pracy. Szkolenia zostały nagrane i przekazane klientowi do dalszego wykorzystania.
Inwestycja we wdrożenie CRM zwróciła się w ciągu 3 miesięcy. Wzrosła skuteczność obsługi klientów dzięki uporządkowaniu kontaktów oraz wykorzystaniu zintegrowanych kanałów komunikacji w systemie CRM.
To zbyt wiele kosztuje, nie stać mnie
Zastanów się, ile kosztuje Cię:
- praca w dokumentach i ręczne wprowadzanie danych do Excela,
- manualna analiza, którą można zautomatyzować,
- czas pracowników poświęcony na powtarzalne zadania zamiast pozyskiwania nowych klientów.
Brak uporządkowanych procesów i automatyzacji oznacza realne straty - czasu, pieniędzy i szans sprzedażowych.
Znasz przysłowie: oszczędny płaci dwa razy? Odkładanie wdrożenia tylko zwiększa koszty i utrudnia rozwój firmy.
Wdrożenie systemu CRM to inwestycja, która zaczyna się zwracać w krótkim czasie. Uporządkowane dane, automatyzacja działań i lepsza organizacja pracy przekładają się na wyższą efektywność i większą liczbę klientów.
To nie tylko kwestia pieniędzy, ale także czasu — system CRM przyspiesza codzienną pracę i eliminuje zbędne działania.
Ale to całe wdrożenie to taki długi proces…
Wdrożenie CRM nie trwa dłużej niż dalsza praca w obecnym, mało efektywnym modelu.
Jeśli wszystko działałoby tak, jak powinno, nie byłoby potrzeby wprowadzania zmian.
Czas wdrożenia zależy od wielkości firmy i zakresu potrzeb.
Działamy możliwie szybko, ale nie kosztem jakości. Wdrożenie realizują doświadczeni eksperci CRM, którzy prowadzą projekt zgodnie z ustalonym harmonogramem.
Przed rozpoczęciem współpracy dokładnie określamy zakres prac i czas wdrożenia, dzięki czemu wiesz, czego się spodziewać.
Wdrożenie CRM jest skomplikowane - jak poradzi sobie z tym mój zespół?
Pomagamy we wdrożeniu systemu CRM Bitrix24 w sposób uporządkowany i bez zbędnych komplikacji.
Jako jedyne akredytowane centrum szkoleniowe prowadzimy szkolenia z obsługi CRM, dzięki czemu każdy uczestnik zdobywa wiedzę potrzebną do pracy w systemie i otrzymuje certyfikat potwierdzający znajomość narzędzia.
Szkolenia realizujemy online i stacjonarnie, w zależności od potrzeb klienta.
Wspieramy zespół klienta na etapie wdrożenia oraz po jego zakończeniu, aby zapewnić prawidłowe wykorzystanie systemu CRM w codziennej pracy.
Muszę to przemyśleć - nie mam teraz czasu na wdrożenie CRM
Czas nie pojawia się sam - tracisz go każdego dnia na ręczne działania, które można zautomatyzować w systemie CRM.
Każda godzina pracy na powtarzalnych zadaniach to czas, który mógłbyś przeznaczyć na rozwój firmy, sprzedaż lub pozyskiwanie klientów.
Dzięki wdrożeniu CRM porządkujesz procesy i ograniczasz działania manualne, co pozwala odzyskać czas i zwiększyć efektywność pracy.
System CRM przejmuje zadania, które wcześniej wykonywał zespół, dzięki czemu możesz skupić się na kluczowych działaniach biznesowych.
Chcesz zwiększyć efektywność firmy w najbliższych miesiącach?
CHCĘ!Opinie
Nasze certyfikaty
Alpha Digital