Wyzwania działów HR

Rekrutacja, zatrudnianie, wdrażanie i szkolenie personelu wymagają wiele wysiłku i czasu. Służby HR są przeciążone rutyną i dużą ilością danych, co często powoduje, że specjaliści popełniają błędy w ocenie i są stronniczy w wyborze kandydatów. Ogromna ilość pracy negatywnie wpływa również na komunikację między działem HR a kandydatami. W rezultacie zatrudnianie jest czasochłonne i kosztowne dla firmy. CRM w rekrutacji i HR pomaga usprawnić te procesy, automatyzując rutynowe zadania, poprawiając komunikację oraz organizację pracy działu personalnego.

CRM do zarządzania zasobami ludzkimi, czyli HRM, upraszcza pracę rekruterów i pomaga wybrać najlepsze talenty. Przeczytaj więcej o tym narzędziu i specyfice jego wdrożenia poniżej.

Dlaczego potrzebujesz systemu CRM w rekrutacji i HR

CRM dla HR

CRM dla HR automatyzuje pojedyncze zadania o wysokiej częstotliwości. Na przykład:

  • Gromadzi pojedynczą bazę danych kandydatów – CRM otrzymuje i przechowuje oferty pracy i CV potencjalnych pracowników z różnych kanałów.
  • Przechowuje całą komunikację z kandydatami – CRM odbiera korespondencję i rozmowy z kandydatami na różnych etapach. Można skonfigurować automatyczną dystrybucję wiadomości e-mail zgodnie z szablonami (np. zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną lub odmowa).
  • Integracja z komunikatorami – komunikacja z kandydatami w dogodnym dla nich formacie.
  • Tworzy i śledzi lejek rekrutacyjny.
  • Tworzy raporty – analiza wskaźnika zamknięcia wakatów, wydatków, źródeł kandydatów i obciążenia menedżerów HR.

Bez automatyzacji, rekruter musi przetwarzać i utrzymywać w pamięci dużą ilość informacji. Proces selekcji, komunikacji z kandydatami, zatrudniania i zarządzania personelem spowalnia – w rezultacie firma traci obiecujących kandydatów, a nowi pracownicy rozpoczynają swoje obowiązki później. Wiąże się to z dodatkowymi kosztami rekrutacji. CRM pozwala pozbyć się tych problemów.

Główne cechy usługi HR

CRM będzie wymagał następujących funkcji:

  • Baza danych kandydatów – program zbiera dane o kandydatach z miejsc pracy i porządkuje je.
  • Automatyczny lejek dla osób poszukujących pracy – zmiana statusów kandydatów w systemie.
  • Ocena kandydatów – komentarze do zadań testowych, portfolio, wrażeń z rozmów.
  • Eliminacja duplikatów – system powiadamia o powtarzających się danych.
  • Komunikator – kontakt z kandydatami bezpośrednio z CRM.
  • Szablony dokumentów i listów – tworzenie dokumentów, zaproszeń, odmów, zadań testowych, ofert.

Jak wdrożyć system CRM w rekrutacji i HR

Deweloperzy oferują różne systemy CRM: niektóre przeznaczone tylko do rekrutacji, inne także do wdrażania pracowników.

  1. Zidentyfikuj potrzeby – przeanalizuj potrzeby firmy i zadania do automatyzacji.
  2. Skonsultuj się z HR – wybierz CRM zgodnie z oczekiwaniami zespołu.
  3. Oceń parametry:
    • roczny wolumen rekrutacji,
    • dostępność dla klientów wewnętrznych,
    • elastyczność i możliwość integracji,
    • zakres automatyzacji,
    • koszt wdrożenia.
  4. Przeszkol zespół – zapoznaj dział HR z systemem przez tutoriale, szkolenia lub wsparcie specjalistów.

Jak ocenić skuteczność

Sukces wdrożenia CRM ocenia się poprzez:

  • poprawę jakości i tempa rekrutacji,
  • zmniejszenie rutyny,
  • przyspieszenie zamykania wakatów.

Dobry system wpływa na:

  • współczynnik dopasowania kandydatów,
  • średni czas i koszt zamknięcia wakatu,
  • zadowolenie z działu HR,
  • długość wdrożenia,
  • rotację pracowników,
  • wyniki finansowe firmy.

Możliwe problemy

  1. Nieodpowiedni system – CRM musi pasować do skali i branży firmy.
  2. Niewygodny interfejs – może wymagać szkolenia lub reorganizacji elementów systemu.
  3. Problemy techniczne – ważne jest szybkie wsparcie techniczne i aktualizacje.

Przykład zastosowania

W przedsiębiorstwie produkcyjnym dział HR miał trudności z szybkim zatrudnianiem. Oferty pracy publikowano ręcznie, selekcja kandydatów trwała długo, a procesy pracy były często bezczynne. Analiza wykazała:

  • tylko 50% odpowiedzi było przeglądanych,
  • selekcja i zatrudnienie trwały 2 miesiące i więcej,
  • 40% odpowiednich kandydatów odmawiało rozmów,
  • 60% pracowników zostawało po okresie próbnym.

Rozwiązanie:

  • wdrożenie CRM,
  • filtrowanie duplikatów,
  • automatyczna dystrybucja zaproszeń i testów,
  • tworzenie kart kandydatów z kompletnymi danymi.

Efekt:

  • czas rekrutacji skrócony do 15 dni,
  • 90% kandydatów przeszło okres próbny.

Podsumowanie

CRM dla rekrutacji i HR optymalizuje procesy rekrutacyjne, automatyzuje rutynę i redukuje błędy. System pozwala tworzyć lejek rekrutacyjny, automatyzować obieg dokumentów i komunikację z kandydatami. Odpowiednio wdrożony, znacząco poprawia efektywność zespołu HR i całej organizacji.