Rozwój przedszkola lub ośrodka edukacyjnego nie jest łatwym zadaniem. Mnóstwo papierkowej roboty, długa lista wymagań i chyba najbardziej wymagający klienci – rodzice wychowanków. Ważne jest, aby prawidłowo organizować procesy pracy, minimalizować błędy, chronić pracowników przed wypaleniem zawodowym i zawsze być w kontakcie z rodzicami. W rozwiązaniu tych problemów pomoże CRM w centrum dziecięcym. Podpowiemy, jak wybrać system i wdrożyć go w swojej placówce.

Dlaczego potrzebujesz systemu CRM w centrum dziecięcym?

CRM pomoże dostosować procesy pracy w placówce dziecięcej, a mianowicie:

  • stworzyć optymalny harmonogram zajęć,
  • monitorować frekwencję i wyniki,
  • zapewnić komunikację z rodzicami,
  • ustanowić zarządzanie dokumentami,
  • uprościć raportowanie.

System pomoże również w:

  • utrzymaniu bazy klientów,
  • opracowywaniu ofert marketingowych,
  • śledzeniu wskaźników finansowych i innych.

Główne cechy

System CRM pozwala rozwiązać wiele problemów. Wśród nich:

Przechowywanie i segmentacja bazy klientów

Na jego podstawie można opracować program lojalnościowy, np. oferować zniżki na szkolenia i dodatkowe zajęcia.

Informowanie

CRM i komunikatory są zintegrowane w jednym systemie – w ten sposób specjaliści centrum edukacyjnego dzielą się nowościami, określają harmonogram zajęć i informują klientów o innych przydatnych informacjach.

Sprzedaż subskrypcji

Z pomocą CRM możliwe jest wysyłanie ofert i przyjmowanie płatności online.

Analiza wydajności pracowników

Możesz śledzić wskaźniki wydajności i prosić o informacje zwrotne od dzieci i rodziców. CRM może pomóc w ocenie i planowaniu obciążenia pracą nauczycieli.

Kontrolowanie finansów

Wszystkie dane dotyczące wydatków i dochodów są przechowywane w systemie i mogą być wymagane w formie raportu.

Zarządzanie dokumentami

Pracownicy mają dostęp do szablonów programów pracy i raportów – upraszcza to przygotowywanie dokumentów.

Organizacja marketingu

CRM pomoże wybrać najlepsze kanały reklamowe i śledzić ruch klientów przez lejek sprzedaży.

Jak wdrożyć system CRM w centrum dziecięcym?

Możesz wybrać jeden z wyspecjalizowanych systemów CRM dla centrum dziecięcego lub dostosować uniwersalny system do zadań swojej instytucji.

Wskazówka: Jeśli kupisz CRM typu open source, łatwiej będzie zmienić jego opcje i interfejs.

Przy wyborze gotowego programu należy zwrócić uwagę na:

  • obecność elektronicznego dziennika do monitorowania frekwencji i wydajności,
  • możliwość edycji harmonogramu,
  • ustawienia przechowywania danych,
  • możliwość tworzenia unikalnej oferty dla lojalnych klientów,
  • integrację ze stroną internetową centrum, sieciami społecznościowymi, komunikatorami, telefonią IP i innymi przydatnymi usługami.

Lepiej jest wybrać kilka CRM z okresem próbnym, przetestować programy i wybrać najwygodniejszy.

Należy przeszkolić pracowników w zakresie korzystania z systemu i upewnić się, że każdy zapoznał się z zasadami pracy i terminowo wprowadzał ważne dane, np. nieodbyte zajęcia. Pomoże to uniknąć dublowania się procesu edukacyjnego.

Segmentuj dostęp do danych CRM – osobiste informacje o klientach powinny być dostępne tylko dla tych, którzy z nimi pracują.

Wyjaśnij, jak ważne jest, aby rodzice i nauczyciele pozostawali w kontakcie online – zwiększy to efektywność nauki i lojalność klientów.

Jak mierzyć skuteczność?

Wysokiej jakości centrum zwiększa zadowolenie rodziców i dzieci, poziom dochodów i przepływ klientów. Jednak wszystko to może być wyłącznie zasługą specjalistów, ale nie wynikiem zastosowania CRM.

W dziedzinie edukacji głównym źródłem promocji jest często poczta pantoflowa. Tak więc nawet wzrost przepływu klientów może być niezwiązany z marketingiem i wykorzystaniem oprogramowania.

Aby ocenić skuteczność:

  • Porównaj wskaźniki przed i po wdrożeniu systemu CRM.
  • Przeprowadź wywiad z pracownikami – jeśli po wdrożeniu oprogramowania czują się bardziej wolni od rutyny, pracują z większym entuzjazmem, to znaczy, że podjąłeś właściwą decyzję.

Możliwe problemy

Niewłaściwy zestaw funkcji

Uniwersalne systemy pudełkowe nie zawsze uwzględniają specyfikę danego biznesu. Ważne jest, aby wybrać program, który spełnia Twoje cele.

Niezdyscyplinowanie pracowników

W zakresie dodatkowej edukacji dzieci ważne jest terminowe wprowadzanie wszystkich danych. Problem rozwiążą szkolenia, programy motywacyjne i wsparcie pracowników.

Wygórowane oczekiwania

CRM to tylko narzędzie dla organizacji. Bez odpowiednich kwalifikacji i zaangażowania pracowników nie będzie rezultatów.

Przykład zastosowania

Szkoła wczesnego wspomagania rozwoju dziecka stanęła przed problemem: pomimo działań reklamowych i dobrego odzewu (było wiele zapytań), tylko kilka osób podpisało umowy na szkolenia.

Menedżer przeanalizował wskaźnik reputacji online szkoły, programy i ceny konkurencji oraz pracę kadry nauczycielskiej i nie znalazł żadnych wad. Dodatkowe wewnętrzne dochodzenie wykazało, że źródłem odmowy współpracy były słabe wyniki działu sprzedaży.

Kampanie reklamowe przynosiły potencjalnych klientów z różnych źródeł, ale ze względu na duży przepływ i ręczne operacje, menedżerowie:

  • nie pracowali nad leadami,
  • zapominali o oddzwanianiu,
  • nie wysyłali umów,
  • nie wprowadzali informacji o klientach do jednego pliku.

Często klienci byli ignorowani, nie kontaktowali się ponownie i przechodzili do konkurencji.

Wdrożenie CRM pomogło:

  • Usystematyzować dane o klientach z różnych kanałów w jednym oknie.
  • Ułatwić kontakt z klientami, przypominać o płatnościach, oferować dodatkowe usługi.
  • Poprawić przejrzystość lejka sprzedażowego.
  • Ocenić działania marketingowe – system wyróżnił programy o wyższym popycie.
  • Zautomatyzować wysyłki i zwolnić czas menedżerów.
  • Zautomatyzować zarządzanie dokumentami – umowy, faktury i akty były generowane jednym kliknięciem.

Efekty: Poprawiła się jakość i szybkość przetwarzania wniosków, wzrosła konwersja leadów na klientów i zwiększyła się wielkość przedsprzedaży.

Krótko o tym, co najważniejsze

CRM dla instytucji dziecięcej:

  • pomaga zorganizować proces edukacyjny,
  • zapewnia komunikację z klientami,
  • wspiera promocję marketingową firmy,
  • automatyzuje rutynowe czynności,
  • upraszcza analitykę i obieg dokumentów.

System powinien:

  • posiadać bazę klientów z segmentacją,
  • umożliwiać edycję harmonogramu,
  • integrować się z innymi narzędziami i kanałami komunikacji.

Ważne: Pokaż pracownikom korzyści z CRM i dobrze ich przeszkol – to warunek skutecznego wdrożenia.