Małe i średnie firmy nie zawsze są gotowe przeznaczyć budżet na dodatkowe narzędzia biznesowe. Jednocześnie każdy menedżer rozumie, że automatyzacja procesów usprawni pracę menedżerów i zwiększy sprzedaż. W tym przypadku warto zapoznać się z CRM w postaci Arkuszy kalkulacyjnych Google. W artykule powiemy jak stworzyć CRM oparty na tabelach Google i z jakimi trudnościami będziesz musiał się zmierzyć.

Co to jest CRM i do czego służy

CRM to skrót od Customer Relationship Management i oznacza „zarządzanie relacjami z klientami”. System ten pozwala na:

  • zapisywanie i strukturyzowanie leadów,
  • analizowanie sprzedaży na każdym etapie lejka,
  • kontrolowanie pracy menedżerów w czasie rzeczywistym.

Jak zrobić CRM w Google Tables

Kupując system CRM do śledzenia bazy klientów, deweloper wysyła specjalistę, który skonfiguruje programy i przeszkoli menedżerów w zakresie korzystania z oprogramowania.
Praca w CRM opartym na Google nie wymaga specjalnych umiejętności, a informacje na temat systematyzacji danych są swobodnie dostępne.

Zastanówmy się, jak utworzyć szablon tabeli Google do obsługi klientów na przykładzie serwisu samochodowego:

  1. Otwórz Dokumenty Google i wybierz Tabele.
  2. Kliknij znak plus w lewym górnym rogu, aby utworzyć nowy plik.
  3. W pliku dla działu sprzedaży dodaj wymaganą liczbę arkuszy. W naszym przypadku są to:
    • Baza klientów
    • Promocje
    • Połączenia
    • Spotkania

W arkuszu Baza klientów wypełnij nagłówek:

  • imię i nazwisko klienta
  • data urodzenia
  • numer telefonu
  • istota połączenia
  • data następnego TO
  • status usługi
  • koszt usług
  • komentarze
  • przypomnienie
  • menedżer

Ręcznie wprowadź wszystkie znane dane klienta.
Zwróć szczególną uwagę na kolumnę komentarzy – im więcej nieformalnych informacji zawiera, tym łatwiej jest budować osobistą sprzedaż.

Napisz formuły dla tych kolumn, w których informacje będą się zmieniać w zależności od zmian w ręcznie wprowadzonych danych – np. przypomnienie, data następnej usługi, koszt usługi.

Karta klienta

Na osobnym arkuszu utwórz szablon karty klienta. Po otrzymaniu żądania menedżer wprowadza dane do odpowiednich pól i uruchamia skrypt w celu wypełnienia głównej tabeli.
Karta jest automatycznie czyszczona, a wszystkie dane nowego klienta są wyświetlane w tabeli na arkuszu Baza klientów.

Jeśli w zespole jest wielu menedżerów, warto utworzyć osobną tabelę dla dyrektora.

Wtyczki do automatyzacji arkuszy kalkulacyjnych Google

Aby uprościć obliczenia i uniknąć błędów podczas wprowadzania tych samych danych, zautomatyzuj pracę CRM za pomocą wtyczek.

Przykłady:

  • Power Tools – porządkuje tabele, usuwa duplikaty, czyści dane, dodaje wielkie litery lub tekst.
  • Email Address Extractor – wyodrębnia adresy e-mail klientów z bazy danych według parametrów.
  • Risk Solver – analizuje ocenę ryzyka przy użyciu metody Monte Carlo.
  • YAMM – wysyła dziesiątki wiadomości e-mail za pomocą jednego kliknięcia.
  • autoCrat – łączy dane z wielu tabel w dokument lub plik PDF.
  • Geocode by Awesome Table – przenosi wszystkie współrzędne adresowe na mapę.

Jeśli darmowe wtyczki nie wystarczają, skontaktuj się ze specjalistą, który przepisze moduł rozwiązujący bieżący problem.

Jak napisać makro w Google Table

Makro to mini-program napisany bezpośrednio w Arkuszach Google. Automatyzuje powtarzalne czynności.

Przykład – warsztat samochodowy:

Zadanie: Przeniesienie danych z Karty Klienta do Bazy Klientów.

Proces:

  1. Wybierz z menu: Rozszerzenia > Makra > Napisz makro > Użyj linków bezwzględnych.
  2. W arkuszu Customer Base podświetl pusty wiersz poniżej nagłówka > PCM > Wstaw wiersze powyżej: 1.
  3. Przejdź do arkusza Customer Card:
    • Skopiuj dane (np. nazwa klienta) > wróć do Bazy klientów > PCM > Wklej specjalnie > Wklej tylko wartość.
  4. Powtórz ten krok dla wszystkich danych.
  5. Po skopiowaniu – usuń dane z karty klienta, ustaw kursor w początkowej komórce > Zapisz.
  6. Nazwij makro i przypisz skrót klawiszowy, np. CTRL+ALT+SHIFT+7.

Przy pierwszym uruchomieniu nadaj uprawnienia: Kontynuuj > Wybierz konto > Zezwól.

Porównanie systemu CRM i Google Tables

System CRM w Google Tables nadaje się do przetwarzania niewielkiej liczby leadów, więc ta opcja jest wybierana przez małe firmy.

Jeśli jest kilkuset klientów lub firma planuje skalowanie – lepszym wyborem będzie pełnoprawne oprogramowanie CRM.

Zalety CRM w Google Tables

  • bezpłatne użytkowanie,
  • powszechny dostęp do tabel,
  • możliwość podłączenia wtyczek,
  • łatwość nauki i użytkowania – brak konieczności szkoleń.

Wady CRM w Google Tables

  • ręczne wprowadzanie danych,
  • brak zróżnicowania praw dostępu,
  • ryzyko wycieków danych przy awarii chmury,
  • brak ochrony przed błędami użytkownika (np. nieusunięcie filtrów),
  • trudności z pracą mobilną.

Podsumowanie

CRM w tabelach Google jest odpowiednie dla tych, którzy chcą zautomatyzować procesy biznesowe, ale nie są gotowi wydać na to dodatkowego budżetu.
Tabelaryczny CRM pozwala usystematyzować dane klientów i regularnie je aktualizować, skraca czas dodawania nowych informacji.

Rozwiązanie nadaje się do:

  • prostego księgowania klientów i transakcji,
  • raportowania,
  • planowania.

Zalety:

  • brak kosztów,
  • szerokie możliwości dostosowywania,
  • łatwość konserwacji.

Wady:

  • niski poziom bezpieczeństwa danych,
  • ryzyko błędów ludzkich.

CRM w formie tabelarycznej nie jest odpowiedni dla dużych firm i planujących skalowanie, a także firm z dużą liczbą menedżerów.
W takich przypadkach warto rozważyć profesjonalne narzędzia, np. Bitrix24.