Po co studiu internetowemu system CRM

Specyfika pracy studia internetowego polega na stałej interakcji z klientem. Na przykład w warsztacie stolarskim układ jest uzgadniany raz, a następnie wprowadzany do pracy. W tworzeniu stron internetowych takich zatwierdzeń są dziesiątki i setki, a korespondencja z klientem w mailu jest mierzona w setkach listów.

Aby prowadzić duże projekty, pamiętać o wszystkich szczegółach i ustalać umowy, studio będzie potrzebować systemu CRM. Jest to oprogramowanie stworzone specjalnie do interakcji z klientami.

Główne cechy CRM dla studia internetowego

1. Przechowywanie danych klientów

Podstawową zdolnością systemu jest przechowywanie danych klientów. W karcie CRM dostępne są najbardziej kompletne informacje o kliencie: gdzie się znajduje, czym jest zainteresowany i co już zamówił, kontakty i historia interakcji.

2. Integracja z telefonią IP

Jeśli wdrożysz telefonię IP w CRM dla web studio, będziesz mógł nagrywać rozmowy menedżerów. Ponowne odsłuchanie nagrań pozwoli zrozumieć, w jaki sposób można poprawić komunikację z klientami. Integracja telefonii IP z CRM pozwoli Twojemu studiu internetowemu zautomatyzować proces komunikacji z klientami, szybciej odpowiadać na zapytania i uczynić komunikację bardziej osobistą.

Zalecamy jej podłączenie, nawet jeśli studio częściej korzysta z komunikatorów i poczty elektronicznej.

3. Dostosowanie do specyfiki pracy

Funkcje systemu są dostosowywane w zależności od potrzeb i specyfiki biznesowej. W studiu internetowym z reguły kilka osób pracuje równolegle nad jednym projektem — programista, projektant i kierownik projektu. Projektów może być kilka, a prace nad każdym z nich prowadzone są jednocześnie przez różne zespoły.

Aby wszystko śledzić, należy skonfigurować wykres Gantta w CRM. Jest to narzędzie do planowania, które wyraźnie pokazuje procesy i terminy dla każdego etapu. Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat implementacji, przeczytaj “Jak korzystanie z wykresu Gantta rozwiązuje problemy związane z planowaniem projektu.”

4. Automatyzacja procesów

Ważną umiejętnością CRM, która przyda się w studiu internetowym, jest automatyzacja procesów biznesowych. System będzie przypominał o zapytaniach od klientów, dzięki czemu w przepływie zadań nikt nie pozostanie bez uwagi.

Wyniki automatyzacji i tandemowej pracy automatyzacji i człowieka pokażą wbudowane analizy.

5. Integracja z innymi kanałami komunikacji

CRM jest kochany przez wszystkich za integrację z witryną, sieciami społecznościowymi i komunikatorami. Dzięki temu możliwe jest zbieranie żądań, szybkie odpowiadanie na nie i informowanie klientów o zadaniach wykonanych w ramach projektu.

6. Zarządzanie dokumentami

Daleko nie ostatnią umiejętnością systemu jest zarządzanie dokumentami. CRM pomoże prawnikom, księgowym i menedżerom poczuć się pewniej. Będą mieli pewność, że o niczym nie zapomnieli, a wszystkie procesy przebiegają tak, jak powinny.

Pięć argumentów przemawiających za systemem CRM dla studia internetowego

1. Porządek w zadaniach na klienta

Żaden współdzielony folder na serwerze lub zestaw plików tekstowych nie zapewni takiego samego poziomu przechowywania dokumentów projektowych jak CRM. Czynnik ludzki (ktoś zapomni umieścić układ w folderze lub przypadkowo coś usunie) jest całkowicie wykluczony podczas pracy w zautomatyzowanym systemie. Dodatkowym plusem jest ochrona danych osobowych i wszystkich plików.

2. Szybkie odzyskiwanie historii komunikacji z klientem

Nawet jeśli menedżer, który prowadził klienta, zrezygnował lub wyjechał na wakacje, nie będzie trudno odebrać jego zadania: system wyświetla całą historię komunikacji, zapisy rozmów i wymiany plików. Nie trzeba prosić o osobiste hasła ani obawiać się utraty kontaktu. Klient poczuje, że jesteś świadomy jego spraw i zawsze gotów do pomocy.

3. Łatwe zarządzanie fakturami i płatnościami

Cały lejek sprzedaży z etapami transakcji dla każdego projektu jest zawsze przed Twoimi oczami. Faktura, płatność za każdy etap, raport i status — wszystko w jednym miejscu. Można również skonfigurować funkcję płatności online. CRM powinien mieć możliwość tworzenia i wysyłania faktur.

4. Mniej rutyny

Automatyzacja podstawowych procesów i monotonne zadania zostają ograniczone. Pracownicy zyskują więcej czasu na działania kreatywne i pozyskiwanie klientów. Ty możesz to śledzić dzięki CRM. Czas pracowników to Twoje pieniądze, więc wszystko, co zaoszczędzisz, zarobisz.

5. Dokładniejsza analityka

Wbudowana analityka pozwala w każdej chwili sprawdzić m.in.: przybycie, lejek sprzedaży, koszt projektu, cenę pozyskania klienta. Pozwala to budować skuteczny marketing i optymalizować strategie sprzedaży. System oferuje też możliwość tworzenia własnych analiz i formuł.

Jak wybrać odpowiedni CRM dla studia internetowego

Wybierz system CRM, który ma wszystkie potrzebne funkcje:

  • zarządzanie projektami
  • tworzenie zadań
  • śledzenie czasu
  • przechowywanie dokumentów

System powinien integrować się z narzędziami, z których korzystasz (e-mail, social media, analityka, marketing). Warto także skonfigurować szablony marketingowe i zintegrować je z witrynami, gdzie zbierasz leady.

CRM musi oferować:

  • dobre wsparcie techniczne (najlepiej 24/7)
  • wysoki poziom bezpieczeństwa danych

Koszt wdrożenia i wsparcia bywa różny. Często darmowe taryfy są wystarczające na początek, a drogie pakiety zawierają zbędne funkcje. Dobierz system do swoich realnych potrzeb.

Przykład zastosowania: Studio KIT z Krasnodaru

Twórca strony internetowej “Studio KIT” z Krasnodaru zdał sobie sprawę, że potrzebuje CRM, gdy komunikacja ze stałymi klientami zaczęła się pogarszać. Liczba klientów rosła, a dział sprzedaży tracił kontrolę nad projektami i historią komunikacji.

Szef studia wdrożył Bitrix24, koncentrując się na automatyzacji i raportach. Każdy etap projektu kończy się automatycznym raportem. Raporty trafiają do kierownika projektu, który przygotowuje z nich informację dla klienta.

Na podstawie raportu generowana jest faktura i certyfikat wykonania pracy. Nowi klienci trafiają do modułu „Zadania i projekty”, a projekty są dzielone na zadania z terminami i odpowiedzialnymi osobami. Całość prezentowana jest na wykresie Gantta.

Komunikacja odbywa się tylko przez czaty Bitrix24. Mobilna wersja CRM pozwala menedżerom odpowiadać klientom nawet podczas spotkań. System umożliwia kontrolę terminów i dokładniejsze planowanie pracy zespołu.

Więcej o tym case study można przeczytać w materiale “Wdrożenie CRM w Studio K.I.T.”

Podsumowanie

Ze względu na swoją specyfikę — długie projekty, zatwierdzenia, częste interakcje z klientami — studia internetowe można nazwać idealnymi użytkownikami systemu CRM. Komunikacja może być zautomatyzowana, zatwierdzenia przyspieszone, a trudne projekty — znacznie łatwiejsze do prowadzenia.

Przy wyborze systemu kieruj się:

  • dostępnością funkcji zarządzania projektami
  • możliwością integracji
  • łatwością obsługi
  • ceną
  • wsparciem technicznym

Wdrażaj, testuj, nie bój się błędów. Najważniejsze – nie zapominaj o jakości swojej pracy, a system pomoże Ci z rutyną i procesami.