CRM dla księgowości

Dlaczego księgowy potrzebuje systemu CRM

Wyobraź sobie firmę księgową, która prowadzi ręczną ewidencję klientów w arkuszach kalkulacyjnych Excel lub Google. We współdzielonych plikach menedżerowie sprzedaży i księgowi odnotowują każdą interakcję z klientem: etap transakcji, datę zakończenia umowy, datę następnego kontaktu i wybrany produkt. Na pierwszy rzut oka wydaje się, że system jest dopracowany i wygodny, ale dzieje się tak do momentu, gdy zaczyna się z nim pracować. Pracownicy nie zawsze wprowadzają dane do tabeli na czas, więc informacje w tabeli mogą być nieistotne lub niewystarczające. Utrudnia to kierownictwu śledzenie pracy menedżerów i orientowanie się, na jakim etapie znajdują się transakcje. Od czasu do czasu firma traci klientów, ale nie jest jasne, w którym momencie i z jakiego powodu – nie ma analityki. Ponadto każdy pracownik może skopiować bazę danych, aby przekazać ją konkurencji lub otworzyć własną firmę.

Wszystkie te problemy rozwiązuje system CRM dla firm księgowych. Interakcja z klientami jest automatyczna, pracownicy nie muszą już zajmować się rutynowymi sprawami. System sam przypomni klientowi, że nadszedł czas, aby zapłacić za odnowienie taryfy, wysłać powiadomienie o korzystnej promocji lub zbliżającym się złożeniu deklaracji podatkowych. Dane w systemie CRM są niezawodnie chronione przed kopiowaniem.

Cechy CRM dla księgowości

System CRM dla firmy księgowej upraszcza następujące procesy biznesowe.

Utrzymanie bazy klientów

Możesz utworzyć profil klienta, w którym będą przechowywane wszystkie informacje o kliencie – kontakty, NIP, OGRN, adres prawny, dane bankowe, historia zamówień, korespondencja. 58% przedstawicieli biznesu twierdzi, że trudno jest im zrozumieć dane klientów, jeśli pochodzą one z różnych źródeł. System CRM gromadzi wszystkie dane w jednym miejscu i utrzymuje je w porządku.

Segmentacja klientów

Na przykład w CRM dla księgowych klienci mogą być pogrupowani według rodzaju świadczonych usług: księgowość i rachunkowość podatkowa, doradztwo, audyt, płace i zarządzanie personelem. Lub według wielkości firmy – mała, średnia, duża firma, według dziedziny działalności, liczby pracowników, systemu podatkowego. Dla każdego segmentu można wybrać odpowiedni kanał komunikacji, stworzyć osobny mailing lub kreację reklamową.

Przechowywanie dokumentów

Raporty, faktury, deklaracje podatkowe i polecenia zapłaty, które zostały przygotowane dla klienta, mogą być powiązane z kartą. Menedżer lub księgowy może uzyskać do nich dostęp w dowolnym momencie.

Płatność faktur

CRM dla firm księgowych automatycznie wystawia faktury po podpisaniu umowy i wysyła je do klientów. Gdy nadchodzi czas zapłaty, przypomina o tym klientom. Rejestruje otrzymanie pieniędzy i aktualizuje status zamówienia po dokonaniu płatności. Jeśli klient nie zapłacił faktury, system generuje dług i zgłasza problem kierownikowi.

Komunikacja z bazą klientów

W systemie CRM pracownikom wygodnie jest pracować z zapytaniami klientów, a baza danych przechowuje całą historię korespondencji. Klienci automatycznie otrzymują powiadomienia o statusie umowy, płatności faktury, rabatach i nowych usługach. Oprogramowanie uruchomi spersonalizowane biuletyny e-mail zgodnie z ustawieniami użytkownika.

Interakcja wewnątrz zespołu i z innymi działami

Informacje znajdują się w jednej bazie danych, więc nie ma już nieporozumień między działami. Specjaliści jednego działu zaznaczają postępy w realizacji zadania, a pracownicy innego działu od razu widzą te informacje. System CRM sam powiadamia menedżerów o przychodzących zamówieniach, rozdziela zadania, ustala terminy i monitoruje realizację.

Portal korporacyjny

W CRM dla biura rachunkowego można ustawić szablony powtarzających się zadań dla pracowników, przydzielać zadania, rozliczać godziny pracy, urlopy i czas wolny, obliczać płatności za pracę. Również w Bitrix24 Live Feed wygodnie jest omawiać szczegóły i postępy projektu, bez bezpośrednich spotkań i korzystania z komunikatorów.

Analityka

Dostępne jest raportowanie kluczowych wskaźników. Na przykład średni wpływ, liczba zamówień, powtarzające się transakcje i anulacje, konwersja na różnych etapach lejka sprzedaży, koszt i czas pozyskania klienta, wielkość i dynamika sprzedaży.

Korzyści z systemu CRM dla firmy księgowej

Oto kilka powodów, dla których branżowy system CRM jest dobrym wyborem dla firmy outsourcingowej.

Automatyzuje zarządzanie dokumentami

Umowy i faktury są przechowywane w CRM – w każdej chwili można sprawdzić, kto dodał je do systemu i śledzić ruch dokumentu. Możesz pobrać szablony, które są automatycznie wypełniane dla konkretnego klienta na odpowiednim etapie – dzięki nim ryzyko popełnienia błędu jest znacznie mniejsze. Transakcja nie zostanie przerwana, ponieważ pracownik zapomniał wydrukować umowę lub odłożył ją na później. Możesz ustawić różne poziomy dostępu do dokumentów – na przykład stażyści nie mogą otwierać i edytować umów, ta opcja jest dostępna tylko dla menedżerów.

Komunikacja z klientami jest wyższej jakości

W CRM dla firm księgowych można ustawić automatyczne odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania – dzięki temu zapytania są przetwarzane szybciej, niż gdyby pracownicy odpowiadali na nie ręcznie. CRM wyśle pytanie do menedżera, jeśli nie ma odpowiedniej odpowiedzi w bazie danych lub klient sam o to poprosi. Takie rozwiązanie przyczynia się do wzrostu sprzedaży – według ATG Global Consumer Trend, 38% użytkowników dokonuje zakupu dzięki czatowi na stronie.

Brak przywiązania do biura i miejsca pracy

Pracownicy mają zdalny dostęp do CRM dla księgowości – np. pracując z domu, w biurze klienta czy nawet w biegu. Menedżer, będąc w podróży służbowej, może się zalogować i zobaczyć nowe transakcje oraz wygenerować raport. Według statystyk 81% użytkowników uzyskuje dostęp do CRM z różnych urządzeń – komputerów, laptopów, tabletów, smartfonów. Wystarczy skonfigurować dostęp.

Uwalnia menedżerów od rutynowych zadań

Pracownicy nie muszą już śledzić zamówień, wysyłać listów i powiadomień do klientów, przypominać o płatnościach faktur – tą pracą zajmie się CRM dla księgowości. System CRM pomaga zwiększyć sprzedaż, w tym poprzez powtarzanie transakcji i szybkie przetwarzanie wniosków. W ten sposób, według agencji Out of Cloud, CRM przynosi od 6 do 15