Każdego roku rośnie odsetek ludzi pragnących zmienić zawód. Według statystyk, na początku 2022 roku 39% respondentów ogłosiło plany przekwalifikowania się. W odpowiedzi na to zapotrzebowanie rozwija się liczba szkół internetowych, centrów rozwoju zawodowego, kursów językowych i innych projektów edukacyjnych. Duża konkurencja wymusza na instytucjach edukacyjnych wykorzystywanie wszelkich dostępnych środków komunikacji z odbiorcami oraz usprawnianie organizacji procesu edukacyjnego. Jednym z kluczowych narzędzi w tym zakresie jest CRM dla instytucji edukacyjnych. Takie rozwiązanie jest przydatne nie tylko dla komercyjnych organizacji edukacyjnych, ale także dla szkół publicznych i uniwersytetów.

Dlaczego potrzebujesz systemu CRM w instytucji edukacyjnej

Istnieje wiele powodów, dla których warto wdrożyć CRM w projekcie edukacyjnym. Wśród nich:

  • Zbieranie zgłoszeń z różnych źródeł
    Potencjalni studenci mogą dzwonić do centrum kontaktowego, wypełniać formularze na stronie internetowej, pisać na komunikatory i e-maile. CRM łączy przepływ zapytań w jednym oknie.
  • Dostosowanie lejka sprzedaży
    Droga klienta do otrzymania produktu lub usługi może być złożona. CRM usprawnia zarządzanie lejkiem: automatyzuje przepływ klientów przez etapy procesu sprzedaży, generuje zadania dla menedżerów i wysyła informacje.
  • Tworzenie bazy klientów
    Program przetwarza dane klientów, segmentuje odbiorców i wysyła spersonalizowane oferty do każdej grupy.
  • Zarządzanie pracownikami
    Za pomocą narzędzia do śledzenia zadań można delegować zadania, przypisywać terminy, kontrolować wydajność pracy.

Główne cechy CRM dla edukacji

Celem wdrożenia CRM jest poprawa komunikacji z klientami i podniesienie poziomu obsługi. Aby to osiągnąć, system zapewnia następujące funkcje:

  • Kompilacja portretów klientów
    Baza danych przechowuje historię ukończonych i nieukończonych kursów, webinarów, w których uczestniczyli i przeglądanych sylabusów. System przechowuje również zainteresowania i cechy społeczno-demograficzne odbiorców. Na podstawie tych informacji opracowywana jest indywidualna strategia komunikacji z klientem.
  • Dziennik edukacyjny
    Rejestruje frekwencję i wyniki, działania uczniów i nauczycieli.
  • Elastyczny plan zajęć
    Program umożliwia tworzenie harmonogramów, przypisywanie lektorów, tworzenie grup i powiadamianie klientów o zajęciach.
  • Integracje
    CRM integruje wszystkie kanały komunikacji z klientem, w tym telefonię IP, e-mail, komunikatory, sieci społecznościowe. Systemy CRM są kompatybilne z oprogramowaniem często używanym w biznesie.
  • Zarządzanie dokumentami i analityka
    Statystyki są zbierane automatycznie i wyświetlane na pulpitach nawigacyjnych. Systemy CRM umożliwiają tworzenie i udostępnianie dokumentów na podstawie szablonów.

Jak wdrożyć system CRM w instytucji edukacyjnej

  1. Zbadaj swoje procesy biznesowe, aby zrozumieć, jakie działania należy zautomatyzować.
  2. Określ zadania, w których CRM będzie pomocny – określą one zestaw niezbędnych funkcji.
  3. Wybierz system, biorąc pod uwagę następujące parametry:
    • Moduły z projektami – CRM powinien mieć możliwość dodawania modułów projektowych w razie potrzeby.
    • Szablony dokumentów – system powinien przechowywać szablony i automatycznie wypełniać je danymi z bazy.
    • Elastyczność – możliwość konfiguracji przestrzeni roboczej oraz łatwego dodawania/usuwania funkcji.
    • Wsparcie techniczne – wybierz dostawcę, który zapewnia szybką reakcję na problemy.
  4. Uruchom usługę w trybie testowym i rozpocznij szkolenie pracowników.
  5. Zbieraj informacje zwrotne i dostosuj interfejs do potrzeb użytkowników.

Jak ocenić skuteczność CRM

Wyniki wdrożenia systemu CRM znajdują odzwierciedlenie we wskaźnikach:

  • Liczba leadów
    CRM pomaga pozyskiwać dane, personalizować newslettery i skuteczniej odpowiadać na zapytania.
  • Współczynniki konwersji
    Automatyzacja i centralizacja danych zapobiega utracie leadów i zwiększa liczbę udanych transakcji.
  • Sprzedaż krzyżowa
    Historia zapytań pozwala oferować klientowi dodatkowe kursy i programy.
  • Oceny klientów
    Szybka reakcja, personalizacja i prognozowanie potrzeb zwiększają lojalność.
  • Zwiększone zyski
    Segmentacja pozwala lepiej trafiać z ofertą do poszczególnych grup odbiorców.

Uwaga: Nie trzeba czekać do końca roku szkolnego – wyniki mierz w 1, 6 i 12 miesięcy od wdrożenia.

Możliwe problemy

  • Trudności z opanowaniem systemu przez starszych pracowników
    Rozwiązaniem jest adaptacyjny interfejs, dobre instrukcje i wsparcie.
  • Brak analizy potrzeb szkoły przed wdrożeniem
    Należy jasno określić słabe strony i cele przed wdrożeniem oraz korzystać z doświadczeń innych instytucji.
  • Brak zasobów do samodzielnej modyfikacji systemu
    Jeśli nie ma działu IT, warto skorzystać z pomocy integratora.

Studium przypadku

Szkoła języków obcych prowadziła kilka programów edukacyjnych. Klienci kontaktowali się przez telefon, e-mail, komunikatory i stronę WWW. Menedżerowie przetwarzali wszystko ręcznie.

Problemy:

  • Pracownicy nie radzili sobie z rosnącą liczbą zapytań.
  • Brak optymalnego harmonogramu zajęć.
  • Ponad połowa leadów rezygnowała z oferty i wybierała konkurencję.

Po wdrożeniu CRM:

  • Zautomatyzowano przetwarzanie zapytań – wszystkie kanały połączone w jednym systemie.
  • Segmentacja klientów – grupowanie klientów i praca punktowa zwiększyła liczbę transakcji.
  • Harmonogram zajęć – dostosowany do dostępności uczniów i nauczycieli.
  • Uwolnienie czasu menedżerów – system wspiera indywidualne podejście.
  • System bonusowy – rabaty i oferty specjalne zwiększyły retencję klientów.

Podsumowanie

CRM dla szkół i innych organizacji edukacyjnych pomaga budować komunikację z klientami i zarządzać procesem edukacyjnym. Program umożliwia:

  • Tworzenie harmonogramów
  • Prowadzenie dziennika
  • Segmentację grup odbiorców
  • Generowanie dokumentów i raportów

Aby Twoja szkoła była konkurencyjna:

  • Wybierz CRM z możliwościami marketingowymi i dobrym wsparciem technicznym.
  • Postaw na systemy adaptacyjne, które można konfigurować i upraszczać interfejs.
  • Szkolenie pracowników będzie wtedy szybsze, a wdrożenie efektywniejsze.