Wprowadzenie

Rynek poligraficzny wciąż dostosowuje się do nowej rzeczywistości. Pierwsze niepokojące jaskółki przeleciały na przełomie XX i XXI wieku, wraz z pojawieniem się e-booków. Później firmy poligraficzne „rozweseliła” pandemia i rosnąca popularność marketplace’ów. Wreszcie rok 2022 zaowocował problemami logistycznymi, brakiem surowców, załamaniem relacji biznesowych i ostateczną beznadzieją dla branży.

Wszystkie te wydarzenia razem i osobno przyczyniają się do wzrostu cen, a co za tym idzie, rywalizacji o miejsce w słońcu. Nie obejdzie się bez pomocy: aby przetrwać w szaleńczym wyścigu i zachować orientację na klienta, należy sięgnąć po nowoczesne technologie. W szczególności na system zarządzania relacjami z klientami, czyli CRM.

W tym artykule rozważymy główne zalety CRM dla drukarni, etapy wdrożenia i możliwe problemy.

CRM dla drukarni – co to jest?

System CRM dla drukarni to narzędzie do zarządzania procesem drukowania produktów. Automatyzuje procesy biznesowe, usprawnia pracę działu sprzedaży i zapewnia efektywne zarządzanie drukarnią. Branżowe CRM pomagają poprawić jakość produktów i przyspieszyć ich produkcję.

Główne cechy CRM dla drukarni

CRM jest cennym pomocnikiem w pracy drukarni. Pozwala zautomatyzować zarządzanie zamówieniami, lepiej poznać docelowych odbiorców i zacząć sprzedawać im więcej. Oprogramowanie pomaga wykonywać zadania na czas i jasno wiedzieć, kto jest za co odpowiedzialny.

Zarządzanie zamówieniami

W systemie CRM menedżer może zobaczyć cały proces od zamówienia do płatności. Umożliwia to działowi sprzedaży śledzenie czasu realizacji zamówień i jakości obsługi klienta, a także inteligentniejsze planowanie przyszłych obciążeń. Przetwarzanie zapytań klientów można zautomatyzować, aby zmniejszyć wpływ błędu ludzkiego.

Zarządzanie projektami

Monitorowanie postępów projektów, śledzenie każdego etapu produkcji i dostawy produktów poligraficznych, w tym terminów i łańcuchów logistycznych.

Zarządzanie relacjami z klientami

CRM przechowuje wszystkie informacje o klientach: kontakty, zamówienia, historię interakcji z działem sprzedaży. Pomaga to utrzymać lojalność klientów i poprawić jakość usług.

Jak wdrożyć system CRM w firmie poligraficznej

1. Zdefiniuj swoje cele

„Dla statku, który nie wie, do którego portu zmierza, żaden wiatr nie będzie wiatrem w plecy” – Seneka. Zastanów się, co dokładnie musi się zmienić po wdrożeniu CRM: więcej zamówień, wyższa średnia wartość koszyka, terminowość dostaw?

2. Wybierz odpowiedni system

Dopasuj go do specyfiki branży. Preferuj system, który łatwo zintegrować z istniejącym oprogramowaniem.

3. Instalacja i konfiguracja

Zrób to samodzielnie z przewodnikiem krok po kroku lub powierz zadanie certyfikowanym integratorom. Specjaliści sprawdzą zgodność systemu z innym oprogramowaniem i skonfigurują prawa dostępu.

4. Przeszkol pracowników

Zwróć uwagę nie tylko na podstawowe funkcje, ale i konkretne przypadki. Przykład: przetwarzanie zapytań z Telegrama zintegrowanego z CRM to oszczędność czasu i większa przejrzystość komunikacji.

5. Korzystaj regularnie

Ogranicz próby powrotu do starych metod. Zbieraj feedback, analizuj dane i wprowadzaj ulepszenia.

Możliwe problemy podczas korzystania z CRM

Błędna konfiguracja

Dostosuj CRM do swoich procesów. Połącz system z pocztą firmową, WhatsAppem, Telegramem i innymi narzędziami komunikacji.

Brak wiedzy wśród użytkowników

Pracownicy muszą przejść szkolenia. W przeciwnym razie mogą wrócić do przestarzałych metod, np. zapisywania kontaktów w zeszycie.

Brak strategii

Ustal cele i zadania – CRM bez planu to jak ster bez kierunku.

Brak integracji

Zsynchronizuj CRM z systemami produkcyjnymi i magazynowymi. Zmniejszysz ilość pracy ręcznej, a dane będą uporządkowane.

Przykład wykorzystania Bitrix24 dla drukarni

Drukarnia First Model to największa firma poligraficzna w Rosji. Istnieje od 1876 roku.

Problemy:

  • Duży przepływ zamówień
  • Ręczne wprowadzanie danych klientów
  • Uciążliwe zatwierdzanie zakupów
  • Rozproszenie komunikacji

Rozwiązania:

  • Szafka osobista: dane klientów są automatycznie pobierane, a statusy zamówień widoczne.
  • Automatyzacja zakupów: przypisanie odpowiedzialnych osób i powiadomienia w czasie rzeczywistym.
  • Zarządzanie umowami: powiadomienia i procesy zatwierdzania dokumentów.
  • System certyfikacji: łatwe sprawdzanie umiejętności pracowników.

Efekty:

  • Wzrost frekwencji na portalu 4x
  • Średni czas sesji: 24 minuty
  • Przejrzystość raportów sprzedaży i efektywności pracowników

Podsumowanie

System CRM to nowoczesne i potężne narzędzie do zarządzania relacjami z klientami i optymalizacji procesów biznesowych drukarni. Pomaga:

  • Przechowywać całą historię kontaktów z klientami
  • Przypominać o materiałach
  • Analizować zachowanie klientów
  • Zarządzać procesem produkcji

Wybierając CRM dla swojej drukarni, weź pod uwagę specyfikę swojej działalności, odpowiednio go skonfiguruj, przeszkol zespół i konsekwentnie używaj. Efekty nie każą na siebie długo czekać.